Mae'r dudalen hon yn nodi ein hysbysiad preifatrwydd ynghylch gweithgareddau ymchwil a gwerthuso cwsmeriaid. Mae'n esbonio sut rydyn ni’n cydymffurfio â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).
Yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a ddaeth i rym ar 25 Mai 2018, mae'r hysbysiad hwn yn nodi sut mae Gyrfa Cymru yn rheoli ac yn rhannu'r wybodaeth a ddefnyddir at ddibenion ymchwil fewnol ac allanol. Rydyn ni’n cynnal gweithgareddau ymchwil a gwerthuso i ddeall profiadau cwsmeriaid, asesu effeithiolrwydd ein gwasanaethau, gwella’r ffordd y cyflwynir gwasanaethau, cefnogi prosesau gwneud penderfyniadau ar sail tystiolaeth, dangos gwerth am arian a bodloni ein rhwymedigaethau atebolrwydd cyhoeddus. Mae'r prosesu hwn yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasgau er budd y cyhoedd ac arfer ein swyddogaethau swyddogol.
Bydd yr wybodaeth yn yr hysbysiad hwn yn cael ei hadolygu er mwyn ymgorffori unrhyw newidiadau pellach a gyfathrebir gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) a bydd fersiynau wedi'u diweddaru ar gael ar ein gwefan gyrfacymru.llyw.cymru.
Pwrpas
Pwrpas yr hysbysiad hwn yw caniatáu i ni fod yn agored, yn onest ac yn ddidwyll ynglŷn â phwrpas pam rydyn ni’n casglu eich data personol, a hefyd i nodi'r ffynonellau a'r math o ddata sy’n dod i law gan sefydliadau eraill a sut rydyn ni’n rhannu gwybodaeth am y data sydd gennym. Bydd hyn yn rhoi hyder bod y data personol sydd gennym yn cael ei ddefnyddio yn y ffordd gywir a bod eich preifatrwydd yn cael ei ddiogelu.
Pam rydyn ni’n cysylltu â chi?
Efallai y byddwn yn eich gwahodd i gymryd rhan mewn arolygon, cyfweliadau, grwpiau ffocws, ymgynghoriadau neu weithgareddau ymchwil eraill i'n helpu i ddeall profiadau cwsmeriaid a gwella ein gwasanaethau.
Gall ymchwil gael ei gwneud:
- Yn uniongyrchol gan ddefnyddio ein staff ein hunain, dros y ffôn neu mewn e-bost
- Gan sefydliad ymchwil trydydd parti sy'n gweithredu ar ein rhan
Efallai y byddwn yn darparu eich enw a'ch manylion cyswllt i ddarparwr ymchwil penodedig at ddibenion cynnal ymchwil cwsmeriaid ar ein rhan. Mae'r darparwr ymchwil yn gweithredu fel ein prosesydd data ac fe'i gwaherddir yn gontractiol rhag defnyddio eich gwybodaeth at unrhyw ddiben arall, gan gynnwys marchnata. Rhaid iddyn nhw ddileu neu ddychwelyd yr wybodaeth ar ôl i'r prosiect ymchwil gael ei gwblhau.
Oes rhaid i mi gymryd rhan?
Mae cymryd rhan mewn arolygon, cyfweliadau, grwpiau ffocws neu weithgareddau ymchwil eraill yn wirfoddol.
Gallwch:
- Wrthod cymryd rhan
- Tynnu'n ôl o'r ymchwil ar unrhyw adeg cyn i'r dadansoddiad gael ei gwblhau
- Hepgor cwestiynau nad ydych chi am eu hateb
Ni fydd dewis peidio â chymryd rhan yn effeithio ar unrhyw wasanaeth a gewch gennym.
1. Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data personol
Rydyn ni’n prosesu gwybodaeth bersonol ar gyfer ymchwil a gwerthuso cwsmeriaid o dan:
Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU – Tasg Gyhoeddus
Mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y sefydliad, lle mae data categori arbennig yn cael ei brosesu, Erthygl 9(2)(j) GDPR y DU (Dibenion Ymchwil ac Ystadegol). Cymhwysir mesurau diogelu priodol i amddiffyn hawliau a rhyddid unigolion.
Mae ymchwil a gwerthuso yn ein helpu i:
- Asesu a yw ein gwasanaethau'n cyflawni eu hamcanion
- Deall profiadau a chanlyniadau cwsmeriaid
- Gwella ansawdd a hygyrchedd gwasanaethau
- Llywio datblygiad polisi a phrosesau gwneud penderfyniadau
- Bodloni gofynion atebolrwydd ac adrodd
2. Gan bwy ac o ble rydyn ni'n cael y data personol
Efallai y byddwn yn cael eich gwybodaeth:
- Yn uniongyrchol gennych chi pan fyddwch chi'n defnyddio ein gwasanaethau
- O gofnodion a gedwir gan ein sefydliad sy'n ymwneud â gwasanaethau rydych chi wedi'u cael
- Gan gyrff eraill yn y sector cyhoeddus
- Gan ddarparwr ymchwil trydydd parti sy'n gweithredu ar ein rhan o dan gontract ysgrifenedig
Pan fydden yn manteisio ar wasanaeth darparwr ymchwil, mae'n ofynnol iddyn nhw brosesu eich gwybodaeth yn unol â'n cyfarwyddiadau a'n deddfwriaeth diogelu data berthnasol yn unig.
3. Y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Rydyn ni’n prosesu'r categorïau canlynol o ddata sy'n ymwneud ag ymchwil a gwerthuso:
- Enw
- Manylion cyswllt (cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, cyfeiriad post)
- Rhifau cyfeirnod cwsmeriaid
- Gwybodaeth am wasanaethau rydych chi wedi'u defnyddio
- Gwybodaeth ddemograffig lle bo'n berthnasol i'r ymchwil
- Eich adborth, eich barn a'ch profiadau
- Recordiadau neu nodiadau cyfweliad (lle rydych chi wedi cael gwybod y bydd hyn yn digwydd)
Dim ond gwybodaeth sy'n angenrheidiol at ddibenion yr ymchwil y byddwn yn ei chasglu.
4. Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol
Gellir rhannu eich gwybodaeth gyda:
- Sefydliadau ymchwil cymeradwy sy'n gweithredu ar ein rhan
- Cynghorwyr proffesiynol lle bo angen
- Rheoleiddwyr, archwilwyr neu gyrff goruchwylio lle bo hynny’n ofynnol yn ôl y gyfraith
Nid ydym yn gwerthu gwybodaeth bersonol. Rhaid i unrhyw sefydliad ymchwil trydydd parti gydymffurfio â GDPR y DU, Deddf Diogelu Data 2018 a'n gofynion contractiol.
5. Sut ydyn ni'n cadw eich data personol yn ddiogel?
Rydyn ni wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich data personol rhag cael ei golli’n ddamweiniol, ei ddefnyddio neu ei gyrchu mewn ffordd anawdurdodedig, ei newid neu ei ddatgelu. Hefyd, mae mynediad at eich data personol wedi’i gyfyngu i'r rhai o'n gweithwyr sydd ag angen busnes i wybod. Byddant ond yn prosesu eich data personol yn unol â’n cyfarwyddiadau ac maen nhw’n ddarostyngedig i ddyletswydd cyfrinachedd. Rydyn ni wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ddelio ag unrhyw dor diogelwch data personol a amheuir a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol o achos o’r fath lle mae'n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.
6. Am ba hyd ydyn ni’n cadw eich data personol?
Byddwn ond yn cadw eich data personol cyhyd ag sy'n angenrheidiol i gyflawni'r dibenion y gwnaethom ei gasglu ar eu cyfer, gan gynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd. Er mwyn pennu'r cyfnod cadw priodol ar gyfer data personol, rydyn ni’n ystyried maint, natur a sensitifrwydd y data personol, y risg bosibl o niwed o ganlyniad i ddefnyddio neu ddatgelu eich data personol heb awdurdod, y dibenion rydyn ni’n prosesu’ch data personol atynt ac a allwn ni gyflawni'r dibenion hynny drwy ddulliau eraill, a'r gofynion cyfreithiol cymwys.
Mae manylion am gyfnodau cadw ar gyfer gwahanol agweddau ar eich data personol ar gael yn ein polisi cadw y gallwch ofyn amdano drwy gysylltu â'n tîm preifatrwydd data gan ddefnyddio'r manylion cyswllt a nodir isod. O dan rai amgylchiadau, efallai y byddwn yn anonymeiddio eich data personol (fel na ellir ei gysylltu â chi mwyach) at ddibenion ymchwil neu ystadegol neu ar gyfer adrodd gwybodaeth i'n cyllidwyr - yn yr achos hwnnw, gallwn ddefnyddio'r wybodaeth hon am gyfnod amhenodol heb rybudd pellach i chi.
7. Hawliau unigol
O dan GDPR, mae gennych chi’r hawliau canlynol mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol rydych chi'n ei darparu. Yn benodol, mae gennych chi’r hawl:
- I gael copi o'ch data
- I ni gywiro anghywirdebau yn y data hwnnw
- I wrthwynebu neu gyfyngu ar y prosesu (o dan rai amgylchiadau)
- I'ch data gael ei 'ddileu' (o dan rai amgylchiadau)
- I gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data
Manylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF. Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113. www.ico.org.uk
8. Rhagor o wybodaeth
Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Gyrfa Cymru mewn perthynas â materion diogelu data, drwy'r post yn, Uned 4 Tŷ Churchill, 17 Ffordd Churchill Caerdydd CF10 2HH neu e-bost, personal.data@careerswales.gov.wales