Cofnodion Bwrdd CCDG 6 Mawrth 2024

Mae Bwrdd Career Choices Dewis Gyrfa (CCDG) yn cyfarfod bob chwarter. Mae'r Bwrdd yn gyfrifol am lywodraethu a chydymffurfio â'r cod llywodraethu corfforaethol. Isod mae cofnodion cyfarfod Bwrdd CCDG a gynhaliwyd ar 6 Mawrth 2024.

Aelodau'r Bwrdd yn bresennol

• Aled Jones-Griffith
• Andrew Clark
• Erica Cassin (Cadeirydd)
• Helen White
• James Harvey
• Joni Ayn-Alexander
• Kate Daubney
• Toni McLelland
• Tony Smith
• David Hagendyk
• Richard Thomas

• Llywodraeth Cymru

• Sinead Gallagher
• Sam Evans

• Yn cynrychioli Gyrfa Cymru

• Nerys Bourne
• Nikki Lawrence, Prif Weithredydd
• Ruth Ryder

Sylwedydd

Olusola Okhiria (Rhan o raglen cysgodi bwrdd uned cyrff cyhoeddus)

Cyfieithydd

Aled Jones (Cymen)

Yn absennol

• Neil Coughlan
• Dave Mathews

Ysgrifenyddiaeth

Donna Millward

1.Ymddiheuriadau/datganiadau o fuddiant

Ymddiheuriadau gan Neil Coughlan. Ni nodwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

2. Cofnodion y cyfarfod blaenorol, 13 Rhagfyr 2023

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod cywir.

Materion yn codi:

Cam Gweithredu 1, Cadeiryddion yr is-bwyllgorau i gwblhau'r cylch gorchwyl drafft. Cytunwyd bod y cam gweithredu hwn wedi’i gwblhau.

Cam Gweithredu 2, Cyfarfod i'w drefnu i drafod y cylch gorchwyl diwygiedig. Cytunwyd bod y cam gweithredu hwn wedi’i gwblhau.

Cam Gweithredu 3, Cadeirydd i adolygu technoleg ryngweithiol i gefnogi trafodaethau bwrdd. Cytunwyd bod y cam gweithredu hwn wedi’i gwblhau.

Cam Gweithredu 4, Holl aelodau'r Bwrdd i hyrwyddo'r cyfleoedd recriwtio ar gyfer aelodau newydd. Cytunwyd bod y cam gweithredu hwn wedi’i gwblhau.

Cam Gweithredu 5, Cytunwyd bod y cam gweithredu hwn wedi’i gwblhau. Bydd hyn yn cael ei gynnwys yn adroddiad y Prif Weithredydd.

Cam Gweithredu 6, Y newyddion diweddaraf ar gynllun gweithredu’r genhadaeth economaidd i ddod gerbron y Bwrdd nesaf. Sinead Gallagher i annerch fel rhan o ddiweddariad Llywodraeth Cymru.

Cam Gweithredu 7, Prif Swyddogion Gweithredol (Career Choices Dewis Gyrfa a'r Comisiwn Addysg Drydyddol ac Ymchwil) i drefnu cyfarfodydd rheolaidd. Mae'r Prif Swyddogion Gweithredol (Career Choices Dewis Gyrfa a’r Comisiwn Addysg Drydyddol ac Ymchwil) wedi cyfarfod ac wedi trefnu cyfarfod yn y dyfodol.

Cam Gweithredu 8, Y Prif Swyddog Gweithredol a'r Cadeirydd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau pan fydd diweddariadau allweddol ar y gyllideb yn digwydd. Gweithredwyd trwy gyfarfodydd interim.

Cam Gweithredu 9, Cadeirydd i dderbyn disgrifydd o’r rôl diogelu a'i rannu â'r Pwyllgor Perfformiad ac Effaith ar gyfer enwebiad. Wedi'i rannu â'r Pwyllgor Perfformiad ac Effaith. Codwch hwn yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Perfformiad ac Effaith.

Cam Gweithredu 10: Cofnodion i'w dosbarthu cyn gynted â phosibl yn dilyn cyfarfodydd. Cytunwyd bod y cam gweithredu hwn wedi’i gwblhau.

3. Y newyddion diweddaraf gan y cadeirydd – llafar

3.1 Aelodaeth y Bwrdd

Darparodd y Cadeirydd ddiweddariad yn amlygu bod NC yn dod â’i dymor ar y Bwrdd i ben heddiw (06/03/2024) ac roedd am i ddiolchiadau'r Bwrdd am y tair blynedd diwethaf gael eu cofnodi.DM a HW yn cael eu hailbenodi gan y Gweinidog am dair blynedd arall.

3.2 Recriwtio i’r Bwrdd

Diolchodd y Cadeirydd i'r aelodau am gefnogi gyda rhannu’r newyddion am recriwtio i’r Bwrdd. Derbyniwyd ystod fwy amrywiol o ymgeiswyr nag erioed o'r blaen. Cyfweliadau yn cychwyn yr wythnos nesaf ar gyfer tair rôl o bosibl. Bydd argymhellion yn cael eu hanfon at y Gweinidog a bydd y Cadeirydd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am y canlyniad.

4. Adroddiad y Prif Weithredydd

Trafododd yr aelodau yr adroddiad a ddosbarthwyd yn flaenorol gyda rhai eitemau'n cael eu hamlygu.

4.1 Risgiau Allweddol i’r Cwmni

Nododd yr aelodau bedair risg goch allweddol, gyda'r Prif Weithredwr yn amlygu bod cyllideb Llywodraeth Cymru wedi'i gwaethygu i ben uchaf y categori risg goch a bod eitem goch ynghylch y Gymraeg wedi’i hychwanegu.

4.2 Dyfarniad Cyflog 2024/26

Eglurodd y Prif Weithredydd fod cyfarfod o'r Pwyllgor Cydnabyddiaeth Ariannol wedi'i gynnal a bod dyfarniadau cyflog wedi'u trafod. Nodwyd bod UNION wedi cyflwyno hawliad tâl.

4.3 Ymgysylltu â Rhanddeiliaid

Yn ystod cyfarfod diweddar cadeiryddion pwyllgorau, cafwyd trafodaeth ar bwysigrwydd gwaith ymgysylltu â rhanddeiliaid.Tynnodd y Prif Weithredwr sylw at y ffaith eu bod bellach wedi terfynu'r les ar gyfer swyddfa Caerffili ers ysgrifennu'r adroddiad.Cyfarfu NL ac NB â Hefin David AS a rhai unigolion llywodraeth leol i’w drafod. Cyfarfu NL ac NB hefyd â Simon Pirottee o'r Comisiwn Addysg Drydyddol ac Ymchwil, ac mae cyfarfod arall wedi'i drefnu.

4.4 Cyfarfod Holl Staff

Nododd y Prif Weithredwr fod cyfarfodydd ar-lein i'r holl staff wedi'u cynnal. Roedd y gweithle yn y dyfodol ac argymhellion wedi'u trafod yn y Pwyllgor Materion Pobl yn ddiweddar ond teimlwyd ei fod yn bwysig bod holl aelodau'r Bwrdd yn gweld yr argymhellion a'r amserlenni.

4.5 Diweddariad ar Sero Net

Rhoddwyd diweddariad ar y trafodaethau ynghylch sero net yng nghyfarfod y Pwyllgor Cyllid, Archwilio a Risg, ynghyd â gwelliant parhaus. Roedd yr adroddiad cyfan wedi ei gynnwys fel gwybodaeth i holl aelodau'r Bwrdd.

Cam Gweithredu 1, Angen diweddariad ar welliant parhaus..

4.6 Digidol a Chyfathrebu

Clywodd yr aelodau fod y grŵp llywio digidol yn blaenoriaethu prosiectau, yn enwedig gyda gostyngiad yn y cyllidebau ar gyfer 2024/25. Bydd y ffocws ar archebu apwyntiadau a dechrau Cam 3 Swyddi Dyfodol Cymru, ochr yn ochr â gwaith deallusrwydd artiffisial. Nodwyd pwysigrwydd tynnu sylw aelodau’r Bwrdd at y cynllun cyfathrebu ac ymgysylltu cynhwysfawr, ynghyd â’r wybodaeth ddiweddaraf am ddangosyddion perfformiad allweddol y sefydliad. Ni chodwyd unrhyw bwyntiau o bryder o ran dangosyddion perfformiad allweddol.

4.7 Y Gymraeg

Mynegodd yr aelodau bryder gan fod y Gymraeg wedi'i nodi fel risg, ac roeddent am sicrhau nad yw'r Gymraeg yn dod yn eilradd yn yr adroddiad.

5. Diweddariad Llywodraeth Cymru

5.1 Sefyllfa'r Gyllideb

Clywodd yr aelodau fod y llythyr ariannu wedi ei ddosbarthu a’i glirio gan Weinidogion.

5.2 Datganiad o Flaenoriaethau

Nodwyd bod y datganiad o flaenoriaethau wedi'i gyhoeddi ers y cyfarfod diwethaf gyda SG yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf ac yn rhannu rhai o'r uchafbwyntiau.

Clywodd yr aelodau y gofynnwyd i Lywodraeth Cymru gyfrannu at gynllunio ynghylch themâu'r genhadaeth economaidd ac awgrymwyd y gallai rhai partneriaid fod yn rhan o'r broses ac y byddant yn sicrhau bod Gyrfa Cymru yn ganolog i hyn.

5.4 Ailstrwythuro

Cafwyd diweddariad ar yr ailstrwythuro, ac mae hyn yn rhannol oherwydd bod aelodau staff yn trosglwyddo i’r comisiwn. Dros yr ychydig wythnosau nesaf, bydd cynlluniau'n cael eu rhannu gyda'n timau ar gyfer strwythur cyfarwyddiaeth newydd a diwedderir y Bwrdd am ganlyniad ac effaith.

Cam Gweithredu 2, Diweddariad ar strwythur y cyfarwyddiaethau.

6. Cyllideb ddrafft career choices dewis gyrfa 2024/2025

Rhoddodd y Prif Weithredydd ddiweddariad i'r aelodau fod cyllideb ddrafft 2024/2025 wedi'i chyflwyno i gyfarfod y Pwyllgor Cyllid, Archwilio a Risg, a oedd yn amlygu'r diffyg cyn i’r cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd gael ei rhoi ar waith, ac esboniodd mai dyma sut y gwnaed y penderfyniad o ran 38 o gyflogeion sy’n gyfwerth ag amser llawn. Mae'r gyllideb ddrafft yn cael ei chyflwyno i'r Bwrdd i ofyn am gymeradwyaeth. Ychwanegodd Cadeirydd y Pwyllgor Cyllid, Archwilio a Risg fod hon yn gyfres anodd o amgylchiadau, yn enwedig o ran cyflymder, ond bod y Pwyllgor Cyllid, Archwilio a Risg yn fodlon ar y canlyniad.

Mynegodd y Cadeirydd bryderon ar ran y Bwrdd ynghylch galwadau pellach o ran arbedion yn ystod y flwyddyn a pha mor sylweddol ac anodd fyddai hyn i'w reoli.

Cymeradwywyd y gyllideb gan y Bwrdd ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf.

7. Diweddariad ar arbedion effeithlonrwydd / cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd

Roedd aelodau'r Bwrdd wedi derbyn y papur gyda'r Prif Weithredwr yn ei drafod yn fanwl. Rhoddwyd sicrwydd i aelodau'r Bwrdd o ran rai o'r cymeradwyaethau/trafodaethau dros e-bost a gafwyd gyda Llywodraeth Cymru ac Archwilio Cymru ac i siarad am y camau nesaf. Roedd y papurau'n tynnu holl broses y weithrediaeth / y tîm uwch-reolwyr ynghyd mewn un papur o ran y cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd. Dywedodd Llywodraeth Cymru y byddai Gyrfa Cymru yn derbyn gostyngiad sylweddol (£2.3 miliwn) ac amlygodd yn y crynodeb gweithredol sut mae Llywodraeth Cymru wedi helpu gyda’r cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd.Amlygwyd dadansoddiad beirniadol ynghylch modelau cyflwyno ac ystyriaethau eraill yn y papur, gyda phwyslais ar leihau’r effaith ar gyflenwi gwasanaethau. Amlygwyd yn y papur, o ran rhai gostyngiadau ynghylch cyllidebau technoleg gwybodaeth a sicrwydd gan yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth, na fyddai hyn yn risg.

Trafododd y Prif Weithredydd y cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd, a oedd wedi'i gymeradwyo gan Lywodraeth Cymru, a rhoddodd ffigurau o'r gweithwyr a ymgeisiodd i ddechrau, a’r ystyriaeth derfynol, ac amlygodd y meini prawf dethol a wnaeth y Tîm Gweithredol eu defnyddio. Darparwyd diweddariad o’r camau/ffigurau terfynol (y cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd, taliad yn lle rhybudd, llai o oriau, ac ymddeoliad hyblyg) ac, o ran y cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd, 36 o gyflogeion sy’n gadael eu swydd yn gynnar, sy’n cyfateb i 28.16 o weithwyr cyfwerth ag amser llawn. Y cam nesaf, gyda chymeradwyaeth y Bwrdd, fydd rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i staff heddiw am dderbyniadau/gwrthodiadau o ran cwrdd â therfynau amser dyfarniadau cyflog.

Soniwyd am risgiau a’r cyd-destun strategol yn y papur gyda'r angen i adolygu Dyfodol Disglair.Dechreuwyd ar y broses ymgynghori o gyd-greu gyda staff fel yw’r achos gyda'r Bwrdd. Mae sesiynau cynllunio busnes yn canolbwyntio ar hyn.

Ymagwedd cyfathrebu gyda sesiwn yr holl staff bob cwpl o wythnosau lle mae'r Prif Weithredwr yn darparu diweddariad ac yn cynnig adran holi ac ateb, ynghyd â grwpiau ffocws sydd wedi cael adborth cadarnhaol o'r cyfathrebu hwn.

Nodwyd y cymeradwyaethau y dylai aelodau'r bwrdd fod yn ymwybodol ohonynt. Derbyniwyd llythyr cyllid gan Lywodraeth Cymru ar gyfer cyllideb y flwyddyn ariannol nesaf. Sicrwydd gan adran gyllid Llywodraeth Cymru y caniateir i’r straen pensiwn gronni ar ddiwedd y flwyddyn a thynnu cyllid i lawr pan fydd yn digwydd. Dau aelod o staff i'w rhyddhau fel rhan o’r cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd i'w hymestyn i 2024/2025 a derbynnir cadarnhad gan Lywodraeth Cymru ac Archwilio Cymru y gellir cynnwys y flwyddyn ariannol hon.

Y camau nesaf yw ceisio cymeradwyaeth y Bwrdd heddiw ar gyfer y cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd a nodir yn y papurau.

Yn dilyn y diweddariad, cododd yr aelodau rai heriau/pryderon. Roedd y rhain yn cynnwys cynnal morâl a rheoli disgwyliadau, yn enwedig ynghylch unigolion sydd wedi cael eu gwrthod ar gyfer y cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd.Yr effaith ar wasanaethau i bobl ifanc, gyda’r ffocws ar Flwyddyn 10/11 a siom gyda’r gostyngiad gydag ôl-16. Gwelededd Gyrfa Cymru – yn enwedig mewn digwyddiadau. Rhwystredigaeth am wasanaethau i Flwyddyn 8/9. Ystyriwyd y Gymraeg fel rhan o broses ddethol y cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd.

Cafwyd trafodaeth gyffredinol i fynd i'r afael â'r holl heriau/pryderon.

Cafodd y cynllun gadael swydd yn gynnar o wirfodd ac arbedion effeithlonrwydd eu cymeradwyo gan y Bwrdd.

8. Cyfrifon rheoli

Cyfrifon rheoli terfynol yn cael eu dwyn i gyfarfod y Bwrdd i'w cymeradwyo'n derfynol. Cymerwyd hyn i gyfarfod y Pwyllgor Cyllid, Archwilio a Risg ac ni nodwyd unrhyw faterion.

9. Rheoliadau ariannol

Diolchodd y Cadeirydd ar ran y Bwrdd ac adleisiodd RR hyn am yr holl waith yr oedd WP ac AC wedi'i wneud i gynhyrchu'r papur. Rhannodd RR â'r Bwrdd y pwyntiau allweddol a drafodwyd yn y dalen glawr a rhoddodd rai uchafbwyntiau a drafodwyd yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor Cyllid, Archwilio a Risg. Nodwyd bod dau faes i'w diweddaru/diwygio cyn dod gerbron y Bwrdd ynghylch geiriad dau o'r pwyntiau, ac nid yw'r rhain wedi'u diweddaru eto. Mae’r ddau bwynt yn Atodiad 9: un mewn perthynas â'r defnydd o'r gair ’datganwyd’ a'r llall ynglŷn â'r gwerth £200. Roedd y ddau wedi'u trafod gyda'r Pwyllgor Cyllid, Archwilio a Risg a byddant yn cael eu dwyn yn ôl i'r cyfarfod nesaf.

Gofynnodd RR a oedd y Bwrdd yn gyfforddus i gymeradwyo rheoliadau yn amodol ar y ddau bwynt.

Roedd y Bwrdd yn fodlon eu cymeradwyo yn amodol ar ddau newid terfynol.

Dywedodd y Cadeirydd fod y ddogfen yn gynhwysfawr ac a fyddai hyn bellach yn cael ei adlewyrchu mewn polisïau a gweithdrefnau lleol. Eglurodd RR, gan fod y rheoliadau bellach wedi'u cymeradwyo, y bydd yn eu gwneud yn fwy hygyrch.

10. Adroddiad chwarter 3

Darparodd NB uchafbwyntiau adroddiad Chwarter 3 hyd at fis Rhagfyr 2023 i aelodau. Rhoddwyd diweddariad ar ddangosyddion perfformiad allweddol y cytundeb partneriaeth a mynegwyd y bydd ysgolion yn cael eu heffeithio o fis Ebrill 2024 oherwydd y toriadau yn y gyllideb. Mae ymgysylltiadau â chyflogwyr yn dangos arwyddion da o gynnydd ac mae ysgolion yn rhyngweithio’n dda â’r cynnig, gyda rhai enghreifftiau o arferion da yn cael eu rhannu trwy’r adroddiad. Crybwyllwyd arolwg CADY ac edrychwyd ar sut i ddatblygu'r rôl yn y dyfodol. Nodwyd bod Llywodraeth Cymru wedi caniatáu estyniad o 12 mis ar gyfer parhad Profiad Gwaith wedi'i Deilwra a bydd hyn yn cael ei ddarparu ar raddfa lai. Hysbyswyd yr aelodau hefyd am wobr ansawdd Gyrfa Cymru a gyrfaoedd a phrofiadau byd gwaith.

Trafodaeth gyffredinol rhwng aelodau’r Bwrdd ar rai eglurhadau o ran cynnwys yr adroddiad ac, wrth symud ymlaen, pa wasanaethau fydd yn cael eu darparu/lleihau yn ystod 2024/2025.

11. Risgiau mawr i'w cynnwys mewn datganiadau ariannol statudol

Rhoddodd y Cadeirydd a'r Prif Weithredwr ddiweddariad. Mae angen i'r cyfrifon statudol nodi y dylai'r prif risg fod yr un fath â'r risgiau sydd yn y gofrestr risg, a'r pedair risg goch a gyflwynir i'r Bwrdd heddiw. Ceisio sicrwydd bod y Bwrdd yn hapus gyda'r pedair risg.

Mynegodd yr aelodau wyliadwriaeth ynghylch rhywfaint o'r geiriad, yn enwedig ynghylch datblygu ariannol a thechnoleg gwybodaeth. CE i ailedrych ar hyn.

Cam Gweithredu 3: Y Prif Weithredydd i ailedrych ar y geiriad ynghylch datblygu ariannol a thechnoleg gwybodaeth.

12. Ffurflen datganiad o fuddiant

Gofynnodd CE i aelodau'r Bwrdd gwblhau y ffurflen datganiad o fuddiant a’i dychwelyd.

Cam Gweithredu 4: Donna Millward i anfon y ffurflen datganiad o fuddiant trwy e-bost at aelodau'r Bwrdd.

13. C4: Pwyllgor cyllid, archwilio a risg, cofnodion (drafft), 5 Chwefror 2024

Rhannwyd cofnodion y cyfarfod diwethaf ag aelodau'r Bwrdd, gan amlygu elfennau allweddol. Nodwyd bod y gofrestr risg wedi'i thrafod a gofynnwyd i’r gofrestr lawn gael ei pharatoi ar gyfer y cyfarfodydd nesaf i'w hystyried. Dim pryderon wedi eu nodi.

14. C4: Pwyllgor perfformiad ac effaith, cofnodion (drafft),24 Ionawr 2024

Rhannwyd cofnodion y cyfarfod diwethaf ag aelodau’r Bwrdd ac roedd y rhan fwyaf o’r eitemau wedi’u trafod yn y cyfarfod heddiw. Bydd diogelu yn cael ei ddwyn yn ôl i'r pwyllgor ynghyd â deallusrwydd artiffisial. Roedd angen eglurhad o ran materion yn codi yn adran tri o'r cofnodion. Dau DH. Cam Gweithredu 1: NL i gysylltu â DH (Deidre Hughes ddylai hwn fod).

Cam Gweithredu 1: NL i gysylltu â DH (Deidre Hughes ddylai hwn fod).

Cam Gweithredu 5: Newid DH i Deidre Hughes yng nghofnodion cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Perfformiad ac Effaith.

15.  C4: Pwyllgor materion pobl, cofnodion (drafft), 8 Chwefror 2024

Rhannwyd cofnodion y cyfarfod diwethaf ag aelodau’r Bwrdd. Amlinellodd y Cadeirydd bwyntiau allweddol y cyfarfod i'r aelodau.

16. Unrhyw fater arall

16.1 Cyfarfod y cadeiryddion

Rhoddodd y Cadeirydd ddiweddariad ar gyfarfod diweddar y cadeiryddion gan fod hwn yn gyfle i ddod at ei gilydd ar gyfer llywodraethu cyffredinol a rhannodd rai o bwyntiau allweddol / brif bwyntiau’r cyfarfod ag aelodau'r Bwrdd.

16.2 Cyfarfod yr Uned Cyrff Cyhoeddus

Cafwyd diweddariad gan y Cadeirydd ar gyfarfod a gynhaliwyd yn ddiweddar gan yr Uned Cyrff Cyhoeddus ar gyfer pob cadeirydd cyhoeddus. Rhannwyd uchafbwyntiau y cyfarfod. Gofynnodd y Cadeirydd hefyd am farn aelodau'r Bwrdd ar hyder a sicrwydd. Cafwyd trafodaeth gyffredinol gyda holl aelodau'r Bwrdd. Soniwyd a oes safonau/gweithdrefnau o ran chwythu'r chwiban ac a ellid rhannu'r rhain gydag aelodau'r Bwrdd.

Cam Gweithredu 6: RR i ddosbarthu safonau chwythu'r chwiban i aelodau'r Bwrdd.

Cofnod Camau Gweithredu

Dogfennau