Mae'r dudalen hon yn nodi ein hysbysiad preifatrwydd ynghylch data disgyblion ysgol a sut rydym yn ei brosesu. Mae'n egluro sut rydyn ni'n cydymffurfio â rheoliadau Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).
Yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a ddaeth i rym ar 25 Mai 2018, mae'r hysbysiad hwn yn nodi sut mae Gyrfa Cymru yn rheoli ac yn rhannu'r wybodaeth sy'n gysylltiedig ag addysg sydd ganddo am pobl ifanc hyd at 18 oed sy'n byw neu'n cael eu haddysgu yng Nghymru.
Bydd y wybodaeth yn yr hysbysiad hwn yn cael ei hadolygu i gynnwys unrhyw newidiadau pellach a gaiff eu cyfleu gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth a bydd fersiynau wedi'u diweddaru ar gael ar ein gwefan gyrfacymru.llyw.cymru.
Er mwyn cyflawni ein swyddogaeth statudol o ddarparu cyngor a chyfarwyddyd gyrfaoedd i ddisgyblion ysgol a'r boblogaeth sy'n oedolion yng Nghymru, mae'n angenrheidiol i ni gasglu a defnyddio (neu 'brosesu') eu data personol. Pwrpas yr hysbysiad hwn yw ein galluogi i fod yn agored ac yn onest ynglŷn â pham rydym yn casglu eich data personol, a hefyd i nodi'r ffynonellau a'r math o ddata a dderbyniwn gan sefydliadau eraill a sut rydym yn rhannu gwybodaeth am y data sydd gennym. Bydd hyn yn rhoi hyder bod y data personol sydd gennym yn cael ei ddefnyddio yn y ffordd gywir a bod eich preifatrwydd yn cael ei ddiogelu.
Rheolydd Data
Career Choices Dewis Gyrfa Ltd sy'n masnachu fel Gyrfa Cymru yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol rydym yn ei brosesu. Rydym wedi cofrestru fel rheolydd data gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, rhif cofrestru : Z276256.
Diben
Diben yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw darparu gwybodaeth am sut rydym yn defnyddio, yn casglu ac yn rhannu'r data sydd gennym fel cwmni.
1. Pam rydym yn prosesu'r data personol
Dyma ddiben prosesu data personol yw:
- Darparu cyngor, cefnogaeth a chyfarwyddyd gyrfaoedd diduedd i ddisgyblion rhwng 13 a 19 oed sydd mewn ysgolion a cholegau neu sy'n derbyn addysg yn y cartref
- Eich hysbysu am ddigwyddiadau a chyfleoedd hyfforddi a allai fod o ddiddordeb i chi
- Eich galluogi i gwblhau arolygon a holiaduron i'n helpu i ddarparu cyngor a chyfarwyddyd gyrfaoedd wedi'i deilwra
- Eich hysbysu am brentisiaethau neu gyfleoedd cysylltiedig â gwaith a allai fod o ddiddordeb i chi
- Darparu lleoliadau profiad gwaith
- Gwerthuso ein gwasanaethau, yn fewnol ac yn allanol
- Adrodd ar faterion cydraddoldeb ac amrywiaeth a chyflawni ein dyletswyddau cydraddoldeb yn y sector cyhoeddus
- Helpu i lywio polisïau'r llywodraeth
- Lleihau nifer y disgyblion yng Nghymru nad ydynt mewn Addysg, Cyflogaeth na Hyfforddiant, gellir cael rhagor o wybodaeth drwy fynd i Ganllawiau Llywodraeth Cymru ar y Fframwaith Ymgysylltu a Chynnydd Ieuenctid. Fframwaith Ymgysylltu a Chynnydd Ieuenctid: Llawlyfr LLYW. CYMRU
- Cynhyrchu ystadegau ar gyfer Llywodraeth Cymru, er enghraifft arolygon hynt disgyblion
- Eich galluogi i bontio'n esmwyth o addysg orfodol i addysg ôl-orfodol drwy ddarparu gwybodaeth, cefnogaeth a chyfarwyddyd priodol a diduedd
- Helpu i ddeall dyheadau disgyblion. Mae Gwirio Gyrfa yn arolwg sy'n cael ei wneud ym mlwyddyn 10. Mae'n helpu'r cynghorydd gyrfa i weithio allan pa gefnogaeth unigol sydd ei hangen. Yn ystod y sesiwn efallai y byddant hefyd yn trafod gwybodaeth marchnad lafur neu opsiynau ar gyfer y dyfodol. Gofynnwn am ganiatâd i rannu'r wybodaeth hon gyda'r ysgol er mwyn caniatáu iddynt ddeall dyheadau dysgwyr
2. Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data personol
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol yw cyflawni ein swyddogaeth statudol o ddarparu cyngor a chyfarwyddyd gyrfaoedd yw:
Tasg Gyhoeddus, Erthygl 6(e) – mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer perfformio tasg sy'n cael ei chynnal er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol sydd wedi ei freinio yn y rheolydd.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n cefnogi hyn yn cynnwys:
- Deddf Addysg (Profiad Gwaith) 1973
- Rheoliadau Addysg (Estyn Addysg Gyrfaoedd) (Cymru) 2001
- Deddf Cyflogaeth a Hyfforddiant 1973
- Deddf Addysg 1997
- Deddf Dysgu a Sgiliau 2000
- Rheoliadau Addysg (Anghenion Addysgol Arbennig) (Cymru) 2002
- Gyrfaoedd a’r Byd Gwaith 2008
- Mesur Dysgu a Sgiliau (Cymru) 2009
- Cynllun Gweithredu ar gyfer Fframwaith Ymgysylltu a Chynnydd Ieuenctid 2013
Buddiant dilys, rydym yn defnyddio hyn i rannu data disgyblion o Loegr gydag Awdurdodau Addysg Lleol sydd wedi'u lleoli yn Lloegr.
Caniatâd Erthygl 6(a) - mae gwrthrych y data wedi rhoi caniatâd i brosesu ei (d)data personol at un neu fwy o ddibenion penodol.
Pan fo caniatâd yn sail gyfreithlon ar gyfer prosesu, bydd yn cael ei geisio gan fyfyrwyr neu rieni (yn dibynnu ar oedran y disgybl) cyn i'r data personol gael ei gasglu.
Angenrheidiol am resymau o ddiddordeb cyhoeddus sylweddol, Erthygl 9(2)(g)
Atodlen 1, Rhan 2, Paragraff 6 Dibenion statudol, dibenion y llywodraeth ac ati
Mae'r Amod hwn yn cael ei fodloni os yw'r prosesu:
- Yn angenrheidiol at ddiben a restrir yn is-baragraff (2)
- Yn angenrheidiol am resymau o ddiddordeb cyhoeddus sylweddol
Y dibenion hynny yw:
- Arfer swyddogaeth a roddir i berson gan ddeddfiad neu reol y gyfraith
- Arfer swyddogaeth y Goron, Gweinidog y Goron neu adran y llywodraeth
3. Gan bwy ac o ble rydym yn cael y data personol
Efallai y byddwn yn derbyn gwybodaeth bersonol gan y sefydliadau canlynol:
- Data disgyblion yn cael ei lanlwytho'n uniongyrchol gan ysgolion (hyd at dair gwaith y flwyddyn)
- Awdurdodau Addysg Lleol yng Nghymru a Lloegr
- Gwasanaethau Troseddau Ieuenctid
- Disgyblion
- Trafodaethau gyda staff ysgolion
- Rhieni
- Darparwyr Hyfforddiant
- UCAS
- Darparwyr Profiad Gwaith
- Data CYBLD Llywodraeth Cymru
4. Y Categorïau o ddata personol rydym yn eu prosesu
Rydym yn prosesu'r categorïau canlynol o ddata sy'n ymwneud â disgyblion mewn ysgolion:
- Manylion personol - enw, Rhif Unigryw’r Disgybl (UPN) a rhif dysgwr unigryw, rhywedd a dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol
- Manylion cyswllt - cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost personol ac ysgol, rhif ffôn symudol
- Nodweddion fel ethnigrwydd, cymhwystra am brydau ysgol am ddim, statws plentyn sy'n derbyn gofal, iaith
- Gwybodaeth am addysg, cymwysterau, hyfforddiant, sgiliau, talent a phrofiad bywyd
- Data asesu a chyrhaeddiad, graddau a ragwelir
- Gwybodaeth feddygol neu iechyd berthnasol
- Gwybodaeth am anghenion dysgu ychwanegol, copïau o CDU
- Cyrchfan gyntaf ar ôl gadael yr ysgol, manylion gwaith, manylion prentisiaeth, data derbyn ar gyfer prifysgol/coleg/darparwr hyfforddiant gan gynnwys y maes astudio
- Gwybodaeth diogelu
- Gwybodaeth am ymddygiad a gwaharddiadau
- Data troseddol
- Data disgyblion sy'n derbyn addysg yn y cartref
- Dyddiad gadael yr ysgol
- Lleoliadau gwaith, lleoliad, dyddiadau, oriau a roddir, gwybodaeth am bresenoldeb ac adborth gan gyflogwyr
- Trafodaethau gyrfa a chynlluniau arfaethedig ar gyfer cyrchfan yn y dyfodol
5. Gyda phwy rydym yn rhannu data personol
Rydym yn rhannu data personol gyda'r sefydliadau allweddol canlynol i gyflawni ein swyddogaethau statudol. Dylid nodi nad yw'r holl ddata personol a amlinellir uchod yn cael ei rannu â phob sefydliad. Dim ond gwybodaeth berthnasol sy'n cael ei rhannu mewn perthynas â'r diben.
Dyma restr o bwy rydyn ni’n rhannu data personol â nhw a pham mae data’n cael ei rannu:
- Llywodraeth Cymru - cais am Gyllid Cynllun Dysgu a Sgiliau, gwybodaeth ystadegol ac adrodd
- Estyn - Dibenion arolygu
- Cydlynwyr Ymgysylltu a Dilyniant a gwasanaethau cymorth Awdurdodau Addysg Lleol - Manylion personol disgyblion nad ydynt wedi pontio i mewn i addysg, gwaith na hyfforddiant (NEET)
- Ysgolion a phartïon cysylltiedig eraill - Adnabod disgyblion sydd mewn perygl o ddod yn rhai nad ydynt mewn addysg, gwaith na hyfforddiant
- Darparwyr Hyfforddiant - I ysgogi cyfleoedd hyfforddi (dim ond gyda chaniatâd)
- Cwmnïau Arfarnu a Chwmnïau Ymchwil (ENWIS) - Arfarnu'r gwasanaeth a ddarparwn a hefyd caniatáu i ymchwilwyr adolygu effeithiolrwydd
- Colegau arbenigol - Rhannu gwybodaeth anghenion ychwanegol i gefnogi'r broses ymgeisio
- Timau diogelu ysgolion ac Awdurdod Addysg Lleol a Thimau Atal - Pryderon diogelu
- Cyflogwyr - Cyfleoedd profiad gwaith
At ddibenion ymchwil a gwerthuso, byddwn dim ond yn darparu data at ddibenion penodol ac am gyfnod cyfyngedig, rhaid i'r sefydliad gadarnhau ei fod wedi dinistrio'r data ar ôl y cyfnod cyfyngedig hwnnw. At ddibenion ymchwil yn ehangach nag addysg, byddwn yn defnyddio technegau sy'n sicrhau bod y data'n ddienw cyn i unrhyw ymchwil ddigwydd. Mae rhannu data dienw y tu allan i gwmpas GDPR.
6. Sut rydym yn cadw eich Data Personol yn Ddiogel?
Rydym wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich data personol rhag cael ei golli, ei ddefnyddio neu ei gyrchu'n ddamweiniol mewn ffordd anawdurdodedig, ei newid neu ei ddatgelu. Yn ogystal, rydym yn cyfyngu mynediad i'ch data personol i'r gweithwyr hynny sydd ag angen busnes i wybod. Dim ond yn unol â’n cyfarwyddiadau y bydd ein gweithwyr yn prosesu eich data personol ac maent yn ddarostyngedig i ddyletswydd o gyfrinachedd. Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ymdrin ag unrhyw amheuaeth o fynediad diawdurdod at ddata personol a byddwn yn rhoi gwybod i chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol am achos o’r fath lle mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni wneud hynny.
7. Am ba hyd rydym yn cadw eich data personol?
Byddwn ond yn cadw eich data personol cyhyd ag y bo'n angenrheidiol i gyflawni'r dibenion ar gyfer ei gasglu, gan gynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd. Er mwyn pennu'r cyfnod cadw priodol ar gyfer data personol, rydym yn ystyried swm, natur a sensitifrwydd y wybodaeth bersonol, y risg bosibl o niwed o ddefnyddio neu ddatgelu eich gwybodaeth bersonol heb awdurdod, at ba ddibenion rydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ac a allwn gyflawni'r dibenion hynny drwy ddulliau eraill, a'r gofynion cyfreithiol perthnasol.
Mae manylion y cyfnodau cadw ar gyfer gwahanol agweddau ar eich data personol ar gael yn ein polisi cadw y gallwch ofyn amdano gennym trwy gysylltu â'n tîm preifatrwydd data gan ddefnyddio'r manylion cyswllt a nodir isod. Mewn rhai amgylchiadau byddwn yn anonymeiddio eich data personol (fel na ellir ei gysylltu â chi mwyach) at ddibenion ymchwil neu ystadegau, ac os felly gallwn ddefnyddio'r wybodaeth hon am gyfnod amhenodol heb roi rhybudd pellach i chi.
8. Hawliau unigol
O dan GDPR, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol rydych chi'n ei rhoi. Yn benodol mae gennych yr hawl:
- I gael mynediad at gopi o'ch data eich hun
- I ofyn i ni gywiro gwallau yn y data hwnnw
- I wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu (mewn rhai amgylchiadau)
- I'ch data gael ei 'ddileu' (mewn rhai amgylchiadau)
- I gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data
Dyma’r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF. Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113. Gwefan, www.ico.org.uk
9. Rhagor o Wybodaeth
Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Gyrfa Cymru mewn perthynas â materion diogelu data, drwy'r post yn, Uned 4, Tŷ Churchill, 17 Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH, neu E-bostiwch, data.personol@gyrfacymru.llyw.cymru