Mae'r dudalen hon yn nodi ein hysbysiad preifatrwydd sy'n ymwneud â data a ddarparwyd i ni gan yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP). Mae'n esbonio sut rydym yn cydymffurfio â rheoliadau'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).
Er mwyn cyflawni ein swyddogaeth statudol o ddarparu cyngor a chyfarwyddyd gyrfaoedd i ddisgyblion ysgol a'r boblogaeth oedolion yng Nghymru, mae angen i ni gasglu a defnyddio (neu 'brosesu') eu data personol. Pwrpas yr hysbysiad hwn yw ein galluogi i fod yn agored, yn onest ac yn glir o’r cychwyn cyntaf ynghylch pam rydym yn casglu eu data personol, a hefyd i nodi'r ffynonellau a'r math o ddata a dderbyniwn gan sefydliadau eraill.
Os yw ein cwsmeriaid yn wybodus ac yn gwybod o'r cychwyn cyntaf pa ddata personol yr ydym yn ei gadw amdanyn nhw, sut y byddwn yn ei ddefnyddio, at ba ddiben a gyda phwy y gellir ei rannu, byddant yn fwy hyderus bod eu data personol yn cael ei ddefnyddio yn y ffordd iawn a bod eu preifatrwydd yn cael ei ddiogelu.
Rheolydd Data
Career Choices Dewis Gyrfa Ltd sy'n masnachu fel Gyrfa Cymru yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol yr ydym yn ei brosesu. Rydym wedi cofrestru fel rheolydd data gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, rhif cofrestru: Z276256.
Diben
Diben yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth am sut rydym yn defnyddio, yn casglu ac yn rhannu'r data a dderbyniwn gan yr Adran Gwaith a Phensiynau. Mae'r hysbysiad hwn yn ymdrin â'r meysydd canlynol:
1. Pam ein bod yn prosesu'r data personol
Diben rhannu’r data hwn yw er mwyn i’r Adran Gwaith a Phensiynau roi manylion i Gyrfa Cymru am bobl 16 i 24 oed sy'n gwneud cais neu sydd wedi terfynu eu cais am Gredyd Cynhwysol. Y rheswm dros rannu yw darparu cyngor gyrfaoedd a chymorth cyflogaeth i bobl ifanc nad ydynt mewn addysg, cyflogaeth na hyfforddiant neu sydd mewn cyflogaeth ac sy'n gymwys i gael credyd cynhwysol.
Mae rhannu data fel hyn yn galluogi Gyrfa Cymru i adnabod a chefnogi pobl ifanc ac oedolion yn well er mwyn iddynt gael mynediad at ddysgu a hyfforddi a chymorth cyflogaeth, a thrwy hynny wella eu cyfle o gael swydd neu ganiatáu iddynt symud ymlaen gyda'u dewis gyrfa cyfredol. Mae gan Gyrfa Cymru ymrwymiad parhaus a/neu nifer o ddyletswyddau statudol i gefnogi pobl ifanc 16 i 24 oed ac oedolion i gael gwaith, addysg neu hyfforddiant drwy ein gwasanaethau Gwybodaeth, Cyngor a Chyfarwyddyd Gyrfaoedd. Rydym hefyd yn darparu ystod o wasanaethau ategol i'r rhai cyflogedig a di-waith.
Rydym wedi nodi, wrth iddynt fynd yn hŷn, bod cyfran y rhai 16 i 24 nad yw eu cofnodion yn gyfredol yn codi'n sylweddol, gan eu bod yn llai tebygol o fod mewn addysg ac yn fwy tebygol o fod yn byw i ffwrdd o gartref y teulu. Mae'r data hwn yn ein galluogi i wella cywirdeb y data sydd gennym o fewn ein systemau gwybodaeth rheoli.
2. Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data personol
Ein sail gyfreithlon ar gyfer derbyn a phrosesu set ddata'r Adran Gwaith a Phensiynau yw:
- Tasg Gyhoeddus, Erthygl 6(e) – mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a roddwyd i’r rheolydd
- Mae swyddogaethau’r Adran Gwaith a Phensiynau a Gyrfa Cymru yn cynnwys darparu cymorth ym meysydd hyfforddiant a chyflogaeth
3. Gan bwy ac o ble yr ydym yn cael y data personol
Rydym yn derbyn y data yn uniongyrchol gan yr Adran Gwaith a Phensiynau.
4. Y categorïau o ddata personol yr ydym yn eu prosesu
Diffinnir data personol o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) fel 'unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y gellir ei adnabod yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol drwy gyfeirio at ddynodwr.' Rydym yn derbyn data gan yr Adran Gwaith a Phensiynau o dan eu pwerau rhannu cyfreithiol: Rheoliadau 13(b)(vi) a (v) Rheoliadau Nawdd Cymdeithasol (Hawliadau a Gwybodaeth) 1999, a wnaed o dan adran 72 o Ddeddf Diwygio Lles a Phensiynau 1999, ar y cyd â Gorchymyn Dynodi Deddf Diwygio Lles a Phensiynau 1999 (Adran 72) (Awdurdod Perthnasol) 2010.
Data personol a dderbynnir gennym:
- Enw cyntaf
- Cyfenw
- Cyfeiriad
- Cod post
- Dyddiad geni
- Dyddiad dechrau hawliad
- Dyddiad terfynu hawliad
- Enwau Eraill
- Cyfenw arall
- Enw(au) cyntaf eraill
- Llinellau Cyfeiriad Gohebu 1-5
- Cod post
- ID cwsmer
- E-bost
- Rhif ffôn symudol
- Grŵp gwaith Credyd Cynhwysol
- Arwydd bod Plant yn gysylltiedig (Oes/Nac oes)
- Arwydd bod yr unigolyn yn Hunan-gyflogedig (Ydy/Nac ydy)
5. Gyda phwy yr ydym yn rhannu data personol
Rydym yn rhannu data’r Adran Gwaith a Phensiynau gyda'r sefydliadau allweddol canlynol i gyflawni ein swyddogaethau statudol. Dylid nodi nad yw'r holl ddata personol a amlinellir uchod yn cael ei rannu â phob sefydliad. Dim ond gwybodaeth berthnasol sy'n cael ei rhannu mewn perthynas â'r diben.
Dyma restr o bwy rydyn ni’n rhannu data personol â nhw a pham mae data’n cael ei rannu:
- Llywodraeth Cymru - Adrodd, Monitro a Gwerthuso
- Cydlynwyr Ymgysylltu a Datblygu Awdurdodau Lleol a gwasanaethau cymorth - Mae'r Fframwaith Ymgysylltu a Datblygu Ieuenctid yn caniatáu i'r Awdurdod Lleol gyrchu ein hyb data i weld data cwsmeriaid nad ydynt mewn addysg, cyflogaeth na hyfforddiant i ganiatáu cymorth wedi'i dargedu
6. Sut yr ydym yn cadw eich data personol yn ddiogel?
Rydym wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich data personol rhag cael ei golli, ei ddefnyddio neu ei gyrchu'n ddamweiniol heb awdurdod, ei newid neu ei ddatgelu. Hefyd, rydym yn cyfyngu mynediad at eich data personol i’r gweithwyr hynny sydd angen gwybod am resymau busnes. Dim ond er mwyn dilyn cyfarwyddyd gennym y bydd yr aelodau staff hyn yn prosesu eich data personol ac maen nhw’n ddarostyngedig i ddyletswydd cyfrinachedd.
Mae gennym weithdrefnau ar waith i ddelio ag unrhyw achos o dorri diogelwch data personol a amheuir a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reolydd perthnasol am doriad pan fo’n ofynnol yn gyfreithiol i ni wneud hynny.
Rydym hefyd yn sicrhau bod unrhyw drydydd partïon yr ydym yn delio â nhw yn cadw'r holl ddata personol y maen nhw’n ei brosesu ar ein rhan yn ddiogel.
7. Pa mor hir yr ydym yn cadw eich data personol?
Byddwn yn cadw eich data personol cyhyd ag y bo angen i gyflawni'r dibenion y gwnaethom ei gasglu ar eu cyfer a dim ond am y cyfnod hwnnw. Mae hyn yn cynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifeg neu adrodd.
Er mwyn penderfynu ar y cyfnod cadw priodol ar gyfer data personol, rydym yn ystyried swm, natur a sensitifrwydd y data personol, y risg bosibl o niwed os bydd rhywun yn defnyddio neu’n datgelu eich data personol heb awdurdod, y dibenion yr ydym yn prosesu eich data personol ar eu cyfer a ph’un a allwn gyflawni'r dibenion hynny trwy ddulliau eraill, ynghyd â’r gofynion cyfreithiol perthnasol. Mae manylion y cyfnodau cadw ar gyfer gwahanol agweddau ar eich data personol ar gael yn ein polisi cadw. Gallwch ofyn i ni am gopi o’r polisi trwy gysylltu â'n tîm preifatrwydd data gan ddefnyddio'r manylion cyswllt a nodir o dan Wybodaeth bellach.
Mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn i ni ddileu eich data.
8. Hawliau unigol
O dan GDPR, mae gennych yr hawliau canlynol o ran y wybodaeth bersonol rydych chi'n ei rhoi. Yn benodol mae gennych yr hawl:
- Gael mynediad at gopi o'ch data eich hun
- Ni gywiro gwallau yn y data hwnnw
- Gwrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu
- Cyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data
Y manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF. Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113. www.ico.org.uk
Nid yw'r Hawl i Ddileu yn berthnasol gan fod yr Adran Gwaith a Phensiynau a Gyrfa Cymru yn dibynnu ar y sail gyfreithlon o brosesu tasg gyhoeddus.
Nid yw'r Hawl i Gludadwyedd yn berthnasol gan fod yr Adran Gwaith a Phensiynau a Gyrfa Cymru yn dibynnu ar y sail gyfreithlon o brosesu tasg gyhoeddus.
9. Gwybodaeth bellach
Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Gyrfa Cymru mewn perthynas â materion diogelu data, drwy'r post yn: Uned 4 Tŷ Churchill, 17 Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, neu e-bostiwch: personal.data@careerswales.gov.wales