Llywodraeth Cymru EnglishCymraeg

Strategaeth TGCh 2021 - 2026

Mae'r dudalen hon yn nodi ein strategaeth TGCh, sydd wedi'i dylunio i gefnogi'r gwaith o gyflawni ein gweledigaeth, Dyfodol Disglair.

Cyflwyniad

Mae’r strategaeth TGCh hon yn seiliedig ar nifer o egwyddorion craidd sydd â’r nod o ddarparu fframwaith ar gyfer dylunio atebion TGCh i ategu dyheadau a helpu i gyflawni Dyfodol Disglair.

Mae egwyddorion craidd y strategaeth yn ategu seilwaith TGCh sy’n addas at y diben, sydd wedi’i integreiddio’n dda, sy’n cefnogi trefniadau gweithio ystwyth ac sy’n hwyluso gwell cyfathrebu, ac sy’n ddiogel, yn gadarn ac yn fforddiadwy hefyd.

Mae preifatrwydd data yn rhan annatod o atebion yn ddiofyn a chaiff systemau a phrosesau eu dylunio i adlewyrchu hyn. Gwneir Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data (DPIA) ar gyfer pob system newydd.

Ceir pwyslais ar ofynion busnes a llywodraethu wrth i Gyrfa Cymru (GC) barhau i weithio mewn ffordd ystwyth. Rhoddir ystyriaeth i amrywiol dechnolegau er mwyn sicrhau eu bod yn briodol ac yn gost-effeithiol ac i symudiad parhaus i atebion cwmwl gyda model ‘hybrid’ lle bo rhai technolegau yn cael eu cynnal yn y cwmwl a rhai ar y safle.

Dyben y Strategaeth

Bydd y strategaeth TGCh:

  • Yn ategu amcanion lefel uchel y cwmni drwy ddatgan sut mae GC yn bwriadu defnyddio technoleg i helpu i gyrraedd y nod yn Dyfodol Disglair:
    • ‘Datblygu gweithlu medrus, ymgysylltiol ac ystwyth yn Gyrfa Cymru a’i alluogi i ddarparu gwasanaethau sy’n perfformio’n dda ac sy’n canolbwyntio ar gwsmeriaid’
  • Yn darparu’r fframwaith ar gyfer y tîm TGCh a’r tîm digidol er mwyn cyflawni gweledigaeth ddigidol y cwmni:
    • ‘Creu gwasanaethau digidol sy’n bodloni angen cwsmeriaid, gan eu galluogi i greu dyfodol disglair sy’n cael eu hategu gan weithlu sgilgar, ystwyth, cysylltiol a chydweithredol’
  • Yn darparu’r cyd-destun ar gyfer penderfyniadau ynglŷn â buddsoddi mewn TGCh a, gyda’r achosion busnes a gaiff eu cyflwyno gerbron y Grŵp Llywio Digidol, yn nodi eitemau gwariant sylweddol a fydd yn llywio’r gwaith cynllunio ariannol
  • Yn dangos sut gall TGCh helpu GC i wneud arbedion drwy fod yn effeithlon a lleihau costau
  • Yn darparu cysondeb a phwrpas cyffredin wrth gysoni dewisiadau technoleg ag anghenion busnes, er mwyn rhoi ar waith atebion a fydd wedi’u diogelu ar gyfer y dyfodol, a fydd yn gallu delio â datblygiadau cyflym mewn technoleg, atebion a fydd yn ddiogel, yn fforddiadwy, yn gynaliadwy ac yn cael eu llywodraethu’n dda

Ysgogwyr strategol

Yr ysgogwyr allweddol ar gyfer y Strategaeth hon yw:

Dyfodol Disglair

Dros y pum mlynedd nesaf byddwn:

  • Yn datblygu gwasanaethau personol, sy’n canolbwyntio ar gwsmeriaid, sy’n cael eu gwella drwy dechnoleg, sy’n ymateb i anghenion defnyddwyr ac sy’n hygyrch i bawb
  • Yn creu gweithlu Gyrfa Cymru medrus, ymgysylltiol, ac ystwyth sy’n gynhwysol ac yn gefnogol i lesiant gweithwyr
  • Yn defnyddio technoleg i’r eithaf er mwyn trawsnewid ein ffyrdd o weithio ac yn datblygu sgiliau a gallu digidol holl weithwyr Gyrfa Cymru

Cynllun Gweithredol

Bob tair blynedd, mae Llywodraeth Cymru yn cyflwyno llythyr cylch gorchwyl sy’n amlinellu’r hyn y mae’n disgwyl i GC ei gyflawni i ategu polisïau a strategaethau allweddol y llywodraeth. Mae GC yn creu cynllun gweithredol sy’n amlinellu’r gwasanaethau y bydd yn eu darparu i gyflawni’r amcanion a nodir yn y llythyr cylch gorchwyl. Mae pob adran, gan gynnwys TGCh, wedyn yn creu cynllun gweithredu sy’n amlinellu’r camau y byddant yn eu cymryd i helpu i gyflawni’r nodau yn y cynllun gweithredol.

Rheoliadau diogelu data

Mae rheoliadau diogelu data yn mynnu bod rheoli gwybodaeth a phreifatrwydd gwybodaeth yn greiddiol i’r gwaith o ddylunio prosesau a systemau busnes. Bydd Swyddog Diogelu Data’r cwmni yn gweithio â holl elfennau’r cwmni i sicrhau bod proses lywodraethu gadarn yn cael ei dilyn o safbwynt rheoli data.

Parhad busnes

Byddwn yn ymdrechu i symud y rhan fwyaf o’r systemau cefn swyddfa i’r cwmwl dros y 5 mlynedd nesaf. Ar hyn o bryd, yn Crosshands y mae seilwaith TGCh craidd GC a cheir safle wrth gefn yn Wrecsam. Mae gennym hefyd denantiaeth gynyddol ar Azure (cwmwl) sy’n cynnal e-bost, strwythur ffeiliau, Active Directory, cronfa ddata CRM a system adnoddau dynol.

Byddwn yn ymdrechu i symud y rhan fwyaf o’r systemau cefn swyddfa i’r cwmwl dros y 5 mlynedd nesaf. Mae’r seilwaith yn rhoi inni’r gallu i wneud copïau wrth gefn ar y safle, yn y cwmwl ac oddi ar y safle. Yn ogystal, caiff y broses o adfer o’r storfa wrth gefn ei phrofi’n flynyddol.

Egwyddorion craidd y Strategaeth TGCh

Mae’r strategaeth TGCh hon yn seiliedig ar chwe egwyddor graidd, sydd ar y cyd yn darparu’r fframwaith ar gyfer cyflenwi atebion TGCh.

1. Lleihau costau a sicrhau fforddiadwyedd

Byddwn yn ceisio lleihau costau a gweithio mor effeithlon â phosibl gan ddefnyddio pethau fel:

  • Dylunio a gweithredu model technoleg graidd ar sail nifer o blatfformau sylfaenol sydd wedi’u hintegreiddio’n dda ac sy’n cynnal golwg sengl o wybodaeth am gwsmeriaid a staff a ddelir unwaith yn unig boed hynny yn y cwmwl ar y safle, ynteu’n fodel hybrid fel ffordd o reoli costau o ran cefnogaeth, cyfarpar, trwyddedau, hyfforddiant, a sgiliau a chynnal diogelwch. Lle bo’n bosibl, caiff nifer y systemau ‘cefn swyddfa’ amrywiol eu lleihau oherwydd fe allai ad-drefnu systemau arwain at leihau costau
  • Derbyn nad oes modd cael ‘un ateb sy’n addas i bawb’. Lle bo angen cymwysiadau arbenigol ar gyfer rhai swyddogaethau busnes, cânt eu hasesu yn erbyn y model technoleg graidd er mwyn deall i ba raddau y gallant integreiddio ac felly osgoi problemau costus i’r dyfodol sy’n codi o anghydweddiad ac felly gostau cymorth uwch
  • Dylai technoleg a systemau fod yn hawdd eu defnyddio, a chaiff staff eu hannog a’u hyfforddi i gael y gorau o dechnoleg. Bydd yna fwy o ofyn am hunan-gymorth a dyfeisiau sy’n gynyddol ‘barod i fynd’ gan felly leihau costau cymorth TGCh
  • Defnyddio dulliau caffael cyflymach megis G-cloud a defnyddir fframweithiau y mae’r tendrau ar eu cyfer eisoes wedi’u cwblhau i leihau’r amser, y gost a’r cymhlethdod sy’n gysylltiedig â chaffael atebion
  • Parhau i gymryd mantais o gyfleoedd i gydweithio pan godant yn enwedig os ydynt yn lleihau costau

2. Gwella cynhyrchiant

Byddwn yn defnyddio technoleg pan fo’n briodol i gael y fantais fwyaf er mwyn galluogi cwsmeriaid i hunan-wasanaethu pan fo angen a galluogi staff i fod yn gynhyrchiol lle bynnag maent yn gweithio:

  • Caiff systemau busnes eu hintegreiddio’n briodol i’r systemau craidd er mwyn gwella cynhyrchiant drwy leihau’r ymdrech ddyblyg yn aildeipio data o system un i ddau ac osgoi defnyddio nifer o systemau i ddelio ag un cais gan gwsmer neu aelod staff
  • Caiff prosesau eu creu ar lifoedd gwaith sydd wedi’u diffinio’n dda, gan leihau’r camau, a defnyddir technoleg i sicrhau bod adnoddau staff yn cael eu defnyddio’n effeithiol

3. Ysgogi galw

Byddwn yn defnyddio technoleg i symud gwasanaethau cyflawni perthnasol i atebion cost-effeithiol a fydd yn ategu cyswllt wyneb yn wyneb a dros y ffôn:

  • Mae trafodion cyhoeddus a mewnol, fel ei gilydd, pan gânt eu darparu drwy sianelau hunan-wasanaeth, yn syml i’w defnyddio ac yn sicrhau bod y sianelau hynny ar gael pan fo cwsmeriaid yn dymuno eu defnyddio
  • Bydd systemau yn darparu dadansoddeg a fydd yn llywio penderfyniadau sy’n ymwneud â gwella gwasanaethau
  • Pan ddefnyddir hunan-wasanaeth, bydd y prosesau a’r llifoedd gwaith mor fyr â phosibl. Drwy gipio’r holl ddata sy’n angenrheidiol ar ddechrau rhyngweithiad gellir osgoi cyswllt diangen yn ddiweddarach
  • Caiff technoleg ei ddefnyddio i symleiddio systemau a phrosesau mewnol lle bo’n briodol

4. Cefnogi trefniadau gweithio ystwyth

Byddwn yn gweithio â’r Tîm Digidol i gefnogi trefniadau gweithio ystwyth gyda thechnoleg sy’n addas at y diben:

  • Bydd systemau TG yn rhoi i’r staff hynny sydd angen y gallu i weithio mewn ffordd gwbl symudol i gefnogi’r cysyniad o weithio yn y maes er mwyn gwneud staff mor effeithlon â phosibl a lleihau gorbenion megis costau teithio tra’n darparu’r lefel ddiogelwch sy’n ofynnol ar yr un pryd
  • Bydd atebion gweithio symudol, pan fo’n bosibl, yn darparu i staff fynediad cyflym i’r wybodaeth iawn sut bynnag a lle bynnag y cânt eu lleoli i weithio ni waeth beth yw’r ddyfais na’r lleoliad. Bydd systemau yn caniatáu i ddata gael ei drosglwyddo mewn amser real pryd bynnag maent wedi’u cysylltu â’r rhyngrwyd neu fe allant storio data gan ganiatáu i staff weithio’n ddi-dor ‘oddi-ar-lein’ pan nad oes ganddynt gysylltiad

5. Gwella cyfathrebu

Byddwn yn defnyddio technoleg i wella cyfathrebiadau er mwyn gallu trosglwyddo gwybodaeth yn effeithlon i’r rhai sydd ei hangen, a phan mae arnynt ei hangen.

  • Bydd systemau integredig yn caniatáu i staff a chwsmeriaid gael gwybodaeth a ddelir yn ddigidol yn gyflym a rhwydd heb orfod gofyn amdani drwy rywun arall
  • Helpu’r ganolfan cyswllt cwsmeriaid i gael nodweddion integredig megis galwadau, e-bost, sgwrs a’r cyfryngau cymdeithasol a’r rhain oll yn cael eu rheoli o’r un ciw, a’r gallu i basio rhyngweithiadau ymlaen at yr unigolyn sydd â’r sgiliau gorau i ddelio â’r alwad ac, os oes angen, y tu allan i’r ganolfan gyswllt at arbenigwr a fydd yn gallu delio orau â’r ymholiad
  • Ymdrinnir â chyfathrebiadau mewnol drwy ddarparu system ffôn sy’n cynnwys nodweddion megis integreiddio calendrau (Presence), system galwadau cynadledda, byrddau gwyn a rennir, a sgyrsiau fideo. Bydd staff yn gallu trosglwyddo galwadau’n hawdd i’r ddyfais orau yn ddibynnol ar lle maent yn gweithio. I wneud galwad, yr oll sydd ei angen yw porwr gwe gan ddileu’r angen am galedwedd teleffoni costus
  • Un system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) ar gyfer data cwsmeriaid fel ei fod yn un ffynhonnell o wirionedd pa un a ydych yn edrych ar gwsmeriaid ar y wefan neu ar systemau mewnol

6. Cynnal diogelwch a chadernid

Byddwn yn diogelu data a systemau GC i’r safonau uchaf:

  • Bydd GC yn parhau i gydymffurfio â’r safonau diogelwch gofynnol megis Cyber Security Plus gydag IASME Audited gan eu bod yn darparu lefel sicrwydd llwyr
  • Mae deddfau diogelu data yn mynnu bod ‘Preifatrwydd drwy Ddyluniad’ yn cael ei sefydlu mewn systemau TGCh a phrosesau busnes. Fodd bynnag, byddwn yn cydbwyso hyn â sicrhau nad yw diogelwch yn dod yn rhwystr diangen rhag defnyddio’r wybodaeth, gyda’r lefel iawn o fesurau diogelwch technegol yn cael ei defnyddio i sicrhau bod y data bob amser yn gyfrinachol, ar gael ac yn gywir
  • Ni chaiff data ond ei gadw am gyn hired ag y bo angen. Glynir wrth bolisi archifo a chadw GC
  • Caiff data ei rannu mewn ffordd ddiogel gan ddefnyddio’r dull mwyaf priodol a chaiff ei gyflenwi a’i gyflwyno gan TGCh
  • Caiff cadernid systemau ei ystyried wrth gaffael systemau. Pan gynhelir systemau yn y cwmwl, bydd cyflenwyr yn rhoi sicrwydd bod eu trefniadau ar gyfer cydymffurfio â’r gweithdrefnau diogelwch yn cyrraedd y lefelau gofynnol

7. Amgylcheddol

Mae mwy i effaith TGCh ar yr amgylchedd na’r ynni y mae’n ei ddefnyddio i weithio, mae’n rhychwantu dylunio, gweithgynhyrchu, a chaffael, drwy weithredu i ailddefnyddio, ailgylchu, neu waredu yn y pendraw. Mae’n hanfodol bod y seilwaith TGCh yn cael ei ddefnyddio mewn ffordd wyrdd a chost-effeithiol, ond ei fod hefyd yn cael ei ddylunio, ei gaffael, a’i ailddefnyddio mewn ffordd sy’n glynu wrth egwyddorion TGCh gwyrdd gydol y cylch oes.

Llywodraethu

Rydym yn gweithio â’r Grŵp Llywio Llywodraethu Digidol i sicrhau bod TGCh yn dilyn cylch gorchwyl y grŵp:

  • Er mwyn darparu trosolwg o Strategaeth Ddigidol y Cwmni, gan ymgysylltu â’i randdeiliaid i sicrhau ei bod yn dal i fod yn berthnasol i’r dyfodol a’i bod yn cael ei gweithredu’n llwyddiannus
  • Er mwyn bod â’r cyfrifoldeb cyffredinol o fonitro cynnydd portffolios gan fonitro prosiectau allweddol a sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r safonau neu gan gymeradwyo amrywiaeth oddi ar y safonau lle bo angen ar gyfer pob prosiect digidol /TG
  • Gwneud penderfyniadau gweithredol allweddol yn ymwneud â chyflawni a chyflenwi gweithgareddau’r portffolio digidol, gan gynnwys creu a hyrwyddo safonau rheoli, a lleihau costau a dyblygu drwy integreiddio cymwysiadau
  • Sicrhau bod synergeddau a rhyng-ddibyniaethau ar draws y Cwmni yn cael eu hadnabod a’u cynyddu, gan gynnwys prosiectau trawsnewid
  • Sicrhau bod amgylchedd digidol y Cwmni yn arloesol, yn abl ac yn bodloni anghenion busnes rhanddeiliaid
  • Sganio’r gorwelion yn genedlaethol a rhyngwladol er mwyn adnabod partneriaethau allweddol, cyfleoedd i wneud arbedion ac i dyfu i’r dyfodol, risgiau, a blaenoriaethau er mwyn llywio amgylchedd digidol y Cwmni
  • Creu, cynnal, a mynegi set o safonau digidol a thechnegol sy’n ategu gweithgareddau digidol Gyrfa Cymru. Siapio a llywio gweithgareddau cyn creu achosion busnes er mwyn gallu defnyddio eu gwybodaeth a’u harbenigedd yn fuan a sicrhau eu bod yn gydnaws â’r safonau
  • Adolygu ein trefniadau ar gyfer caffael a rheoli contractau a’n perthnasoedd â chyflenwyr i gadarnhau eu heffeithiolrwydd a’u heffeithlonrwydd a hefyd eu dulliau o reoli risgiau

Methodoleg ystwyth

Mae GC wedi mabwysiadu ffurf Prince 2-Agile ar strwythur llywodraethu sy’n dderbyniol yn eang, bydd yn cyflawni manteision strwythur Prince 2 a hefyd yr holl fanteision a geir drwy ddulliau Agile megis cyflymder, ffocws ar gwsmeriaid a grymusedd.

Mae Awdurdod Prosiectau Mawr y Deyrnas Unedig wedi nodi’r pum elfen allweddol i sicrhau bod y math hwn o lywodraethu yn effeithiol drwy:by:

  • Sefydlu gweledigaeth glir o’r dyfodol y mae rhanddeiliaid yn ei deall a’i rhannu
  • Cadw ffocws cadarn ar fanteision busnes ac unrhyw ddibyniaethau critigol
  • Sefydlu dyluniad cyffredinol mewn digon o fanylder er mwyn cynllunio a chysoni gwaith timau ystwyth ochr yn ochr â phrosiectau eraill a newidiadau busnes
  • Rhannu’r trefniadau cyflawni yn gamau er mwyn esgor ar fanteision yn gynnar, lliniaru risgiau allweddol a chaniatáu i wersi gael eu dysgu
  • Sefydlu strategaeth a chynllun clir ar gyfer symud oddi wrth y systemau, y gweithrediadau, y sefydliadau a’r cyflenwyr cyfredol i drefniadau newydd

Mae PRINCE 2 Agile yn ddull llywodraethu addasol ar gyfer cyflenwi prosiectau sy’n cyfuno angen parhaus uwch reolwyr am gadarnhad o werth busnes a diwydrwydd dyladwy gyda’r grymusedd a’r hyblygrwydd y mae ar dîm y prosiect eu hangen i gyflawni’r canlyniadau gofynnol.

Mae PRINCE 2 Agile yn gweithredu yn y dull integredig hwn drwy sefydlu gofynion sylfaenol ar gyfer prosiectau i lynu wrthynt ac yna’n caniatáu i’r sefydliad a thîm y prosiect yr hyblygrwydd i benderfynu pa rolau, prosesau, ac arteffactau sy’n angenrheidiol yn benodol ar gyfer pob prosiect.

Technoleg amhriodol yn cael ei phrynu

Yn flaenorol, mae adrannau wedi gweithio’n annibynnol i brynu atebion TGCh. Mae hyn wedi arwain at fod systemau amherthnasol, drud a/neu ormodol yn cael eu prynu.

Rhaid glynu wrth y model Llywodraethu uchod i sicrhau ein bod yn symleiddio systemau a chymwysiadau. Bydd hyn yn galluogi staff i weithio’n effeithiol ac yn effeithlon.

Mesur llwyddiant

Y mesur llwyddiant cyffredinol yw i ba raddau y gall Gyrfa Cymru fodloni anghenion ei gwsmeriaid mewnol ac allanol drwy ddefnyddio technoleg fel rhan o’r gwaith o gyflawni’r 11 canlyniad yn Dyfodol Disglair.

Yn sail i’r strategaeth hon fe geir cynlluniau gweithredol blynyddol yn y gwasanaeth TGCh sef:

  • Datblygu a chynnal a chadw’r rhwydwaith a diogelwch
  • Cymorth TGCh
  • Gwybodaeth Reoli
  • Datblygiad a diogelwch ochr gefn y wefan

Caiff y gweithgareddau yn y cynlluniau hyn eu monitro yn fisol a’u haddasu pan fo anghenion y busnes yn newid.

Cynhelir arolygon boddhad yn flynyddol gyda staff i sicrhau bod TGCh yn cyflenwi gwasanaeth ardderchog ac yn cyflenwi’r offer, y meddalwedd, yr hyfforddiant, a’r cymorth iawn.

Bydd Cyber Essentials Plus gydag IASME Audited yn sicrhau ein bod yn cadw systemau a data yn ddiogel.

Bydd archwilwyr mewnol yn gwneud archwiliadau rheoli data a diogelwch rhwydwaith blynyddol i sicrhau y cydymffurfir â’r strategaeth hon, â’r polisïau TGCh ac â safonau arfer gorau’r diwydiant.

Caiff archwiliadau blynyddol ar effaith defnyddio offer a thechnolegau TGCh ar yr amgylchedd eu hasesu i sicrhau effaith gadarnhaol.