Hysbysiad preifatrwydd

Mae Gyrfa Cymru angen data personol i gyflawni ei "thasg gyhoeddus" (a dyma'r sail gyfreithiol fel arfer ar gyfer prosesau data personol) gellir ei ddisgrifio yn fras fel helpu unigolion i ddatblygu’r sgiliau, y wybodaeth a’r ddealltwriaeth sydd ei hangen arnynt er mwyn gwneud penderfyniadau gyrfa a gallu rheoli eu cynlluniau gyrfa a datblygu yn annibynnol. Er mwyn gwneud hyn mae angen inni wybod gwybodaeth bersonol fel:

• Eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost er mwyn inni allu cadw mewn cysylltiad gyda chi
• Manylion am eich sgiliau, eich talentau, eich cymwysterau, diddordebau, profiad gwaith a bywyd. Gall hyn gynnwys gwybodaeth sensitif fel cyflyrau iechyd a/neu darddiad ethnig. Mae'r wybodaeth hyn yn gymorth inni ddarparu gwybodaeth, cyngor a chyfarwyddyd gyrfa a fydd yn ateb eich anghenion.

Gwybodaeth sensitif

Yn ogystal â’r defnydd a nodir uchod, mae data personol sensitif (y cyfeirir ato dan y gyfraith diogelu data fel data "categori arbennig") yn gymorth inni wneud yn siŵr ein bod yn trin ein cleientiaid yn briodol ac yn deg er enghraifft mae gwybodaeth am darddiad ethnig pobl ac anabledd yn ein helpu i wirio ein bod yn cydymffurfio fel corff cyhoeddus o dan y gyfraith cydraddoldeb.

Nid oes unrhyw orfodaeth arnoch i ddarparu gwybodaeth sensitif, ac nid oes angen ichi ddarparu’r wybodaeth hon er mwyn defnyddio ein gwasanaethau, ond os na chawn wybodaeth berthnasol, fe all olygu ein bod ddim yn gallu eich darparu gyda chymorth sy'n diwallu eich anghenion penodol. Byddwn yn trafod hyn gyda chi os credwn mai dyma'r achos.

Mae Gyrfa Cymru yn casglu gwybodaeth bersonol yn y ffyrdd canlynol:

• Gennych chi yn bennaf, trwy’r cyswllt y byddwch yn ei gael gyda staff Gyrfa Cymru gan gynnwys y broses gofrestru a/neu trwy’r wybodaeth a gofnodir ar wefan Gyrfa Cymru
• Rydym hefyd yn casglu data amdanoch gan drydydd partïon. Er enghraifft, mae'n ofynnol yn gyfreithiol i ysgolion roi gwybodaeth i Gyrfa Cymru i'n helpu i ddarparu gwybodaeth, cyngor ac arweiniad gyrfaoedd i bobl ifanc. Mae colegau a sefydliadau hyfforddi hefyd yn rhoi gwybodaeth debyg i ni am eu dysgwyr sy'n defnyddio gwasanaethau Gyrfa Cymru. Mae Awdurdodau Lleol hefyd yn rhoi gwybodaeth bersonol i ni er mwyn i ni allu darparu gwasanaethau gwybodaeth, cyngor ac arweiniad gyrfaoedd i bobl yng Nghymru, a helpu i leihau nifer y bobl "nad ydynt mewn gwaith, mewn addysg neu mewn hyfforddiant" (NEET). Rydym hefyd yn derbyn data gan yr Adran Gwaith a Phensiynau yn manylu ar hawlwyr 16-24 oed sy’n derbyn credyd cynhwysol.
• Gall ein gwefannau hefyd ddefnyddio gwasanaethau dadansoddol a all gofnodi gwybodaeth am y ffordd yr ydych yn defnyddio ein gwefannau, er enghraifft y tudalennau yr ydych yn ymweld â nhw ac unrhyw feysydd ar ffurflen yr ydych yn eu llenwi. Defnyddir data a gesglir gan y gwasanaethau hyn i wella defnyddioldeb ein gwefannau yn ogystal â chael eu defnyddio ar gyfer adroddiadau cyfunol ac ystadegol ac ymgyrchoedd gwybodaeth. Gweler ein polisïau cwcis am fwy o wybodaeth

Yn ogystal â defnyddio’r wybodaeth i’ch helpu chi gyda’ch cynlluniau gyrfa a datblygu, ac i gydymffurfio gyda'n rhwymedigaethau cydraddoldeb ac amrywiaeth, gallem hefyd ddefnyddio gwybodaeth am gwsmeriaid er mwyn:

• Eich helpu i gael mynediad at y gwahanol wasanaethau a gynigir gan sefydliadau eraill
• Ein cynorthwyo i gadw cofnodion yn fewnol
• Ein cynorthwyo i wella ein gwasanaethau wyneb yn wyneb, gwasanaethau ffôn a gwasanaethau ar y wefan
• Creu cofrestriad defnyddiwr i chi ar ein gwefannau (er enghraifft er mwyn gwella eich mynediad i sesiynau cyflwyno Gyrfa Cymru mewn ysgol/coleg)
• Ein galluogi i gysylltu â  chi yn gyfnodol er mwyn rhoi gwybod i chi am wasanaethau newydd neu wybodaeth arall yr ydym yn teimlo allai fod yn ddefnyddiol i chi wrth wneud penderfyniadau a chynlluniau gyrfa
• Darparu gwybodaeth i Lywodraeth Cymru ynglŷn â’r modd y mae gwasanaethau Gyrfa Cymru yn cael eu defnyddio gan gleientiaid. (gweler isod)
• Gwneud penderfyniadau am gyllid, cynllunio a datblygu polisi
• Helpu oedolion ifanc i ymgysylltu â datblygu mewn addysg a hyfforddiant a helpu i'ch atal rhag bod yn NEET (nad ydynt mewn gwaith, mewn addysg neu mewn hyfforddiant)
• Rheoli ein busnes (er enghraifft i fodloni ein gofynion archwilio, adrodd a gwerthuso; a sicrhau bod ein systemau'n parhau'n ddiogel)
• Monitro/ gwerthuso eich defnydd o'n gwasanaethau (ar-lein ac all-lein)
• Cynnal ymchwil sydd o ddiddordeb i'r cyhoedd

Mae llawer o wasanaethau Gyrfa Cymru yn cael ei ddarparu ar-lein a thrwy e-bost, testun, sgwrs ar-lein a ffôn. Mae hyn yn golygu, yn ogystal â  gweithio gyda chi wyneb yn wyneb, y gallwch ddisgwyl i ni gysylltu â chi drwy ddulliau digidol.

Weithiau, gall Gyrfa Cymru ymgymryd â gweithgaredd marchnata (sy'n wahanol i anfon gwybodaeth atoch fel rhan o'n darpariaeth o wasanaethau i chi). Pan fyddwn yn anfon cyfathrebiadau marchnata atoch drwy e-bost neu destun, byddwn yn gwneud hynny dim ond os cawn eich caniatâd. Gallwch ofyn i ni beidio anfon negeseuon marchnata atoch ar unrhyw adeg.

Bydd y wybodaeth y byddwch yn ei darparu trwy eich cyswllt gyda Gyrfa Cymru yn cael ei chadw ar Gronfa Ddata Wybodaeth Cleientiaid (o’r enw Atlas).  Mae'r wybodaeth y byddwch yn ei ddarparu drwy gyrfacymru.llyw.cymru ac/neu cymrungweithio.llyw.cymru yn cael ei chadw ar wahân ar gronfa ddata'r wefan ei hun.

I wella ein gwasanaeth i'n cwsmeriaid, fe allwn uno rhai o'r meysydd data o gronfeydd data'r wefan gyda'r gronfa ddata Atlas. Mae Atlas a'n gwefannau wedi'u lleoli ar weinyddion diogel sydd wedi'u lleoli yn y Deyrnas Unedig ac/neu Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE). Nid yw'n bolisi gennym i drosglwyddo eich data tu allan i'r DU/AEE, ond mae yna amgylchiadau lle y gallwn wneud hynny (er enghraifft, lle caniateir hyn gan ddeddfwriaeth diogelu data oherwydd bod mesurau digonol ar waith i gadw eich data personol yn ddiogel neu bod yno "eithriad" cyfreithiol y gallwn ddibynnu arno).

Rydym yn ymroddedig i sicrhau fod eich gwybodaeth yn ddiogel. Er mwyn atal mynediad neu ddatgeliad heb awdurdod, rydym wedi gosod trefnau ymarferol, electroneg a rheolaethol addas er mwyn gwarchod a diogelu’r wybodaeth y byddwn yn ei chasglu. Rydym yn profi ein systemau diogelwch yn rheolaidd.

Er mwyn i Gyrfa Cymru allu darparu ei wasanaethau, weithiau bydd angen i Gyrfa Cymru rannu eich data personol gyda sefydliadau eraill.

Ble mae'n briodol, byddwn yn rhannu eich data personol gyda sefydliadau a alla eich helpu i wneud cynnydd gyda'ch cynlluniau addysg a gyrfa, yn ogystal â  chyrff sydd â   chyfrifoldeb dros les cymdeithasol ac economaidd pobl yng Nghymru. Byddwn hefyd yn rhannu eich data gyda sefydliadau sy'n helpu i sicrhau bod Gyrfa Cymru yn bodloni ei ofynion a'i safonau cytundebol ar gyfer ansawdd ei wasanaethau. Mae'r rhain yn cynnwys:

• Ysgolion (rheolwyr a staff ysgol)
• Sefydliadau addysg bellach ac addysg uwch
• Darparwyr hyfforddiant
• Awdurdodau Lleol
• Llywodraeth Cymru
• Estyn (arolygwyr sefydliadau sy'n darparu addysg a sgiliau yng Nghymru)

Bydd Gyrfa Cymru hefyd yn rhannu eich data personol gyda sefydliadau eraill sy'n darparu gwasanaethau i ni (er enghraifft busnesau sy'n darparu TG, cymorth busnes neu wasanaethau gweinyddu busnes, ein hymgynghorwyr ac archwilwyr proffesiynol ac ati). Gweler ein polisi cwcis am fwy o wybodaeth ar ddata a gasglwyd ac sy'n cael eu rhannu trwy ein defnydd o ddadansoddiadau data.

Os bydd Gyrfa Cymru neu ran sylweddol o’i asedau yn cael eu caffael gan drydydd parti, bydd eich data personol yn cael ei drosglwyddo i’r parti hwnnw fel rhan o unrhyw drosglwyddiad o’r fath.

Byddwn yn cadw eich data personol tra byddwn yn gweithio gyda chi ac am gyfnod rhesymol o amser wedi hynny. Bydd eich data personol yn cael ei gadw yn unol â pholisi cadw data Gyrfa Cymru, y mae copi ohono ar gael ar gais. I gael manylion am y pethau yr ydym yn eu hystyried wrth benderfynu pa mor hir y dylid cadw data, gweler ein hysbysiad preifatrwydd llawn.

O dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) mae gennych yr hawl i:

• Gael mynediad at y data personol sydd gan Gyrfa Cymru arnoch chi
• Wneud yn ofynnol i Gyrfa Cymru gywiro anghywirdebau yn y data hwnnw
• Wrthwynebu prosesu ar sail sy'n berthnasol i'ch sefyllfa benodol chi (mewn rhai amgylchiadau)
• Gyfyngu prosesu (mewn rhai amgylchiadau)
• Gael eich data wedi'i ddileu (mewn rhai amgylchiadau)
• Ofyn i ni roi eich gwybodaeth bersonol i chi mewn fformat cyffredin a strwythuredig y gellir ei ddefnyddio'n electronig (o dan rai amgylchiadau)
• Dynnu eich caniatâd yn ôl os mai caniatâd yw sail gyfreithiol ein proses o brosesu eich data personol
• Gyflwyno cwyn gyda swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef y rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data

Os ydych chi'n dymuno gweithredu ar unrhyw un o'r materion hyn os gwelwch yn dda unai:

• Ysgrifennwch at ein Swyddog Diogelu Data i'r cyfeiriad post neu e-bost a ddarperir ar ddiwedd y Datganiad Preifatrwydd hwn, gan ddarparu manylion eich enw, dyddiad geni a chyfeiriad er mwyn sicrhau y gallwn adnabod eich record yn gywir

neu:

Cysylltwch â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (i wneud cwyn) gan ddefnyddio'r manylion canlynol:

• ICO, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
• Ffôn: 029 2067 8400 (llinell gymorth Cymru) or 0303 123 1113 (llinell gymorth y DU)

Rhai pwyntiau pwysig i'w hystyried sy'n effeithio ar eich preifatrwydd

Datgeliad a diogelu

Mae gan Gyrfa Cymru ddyletswydd gofal tuag atoch chi a thuag at y cyhoedd yn gyffredinol y mae’n rhaid inni, yn gyfreithiol, ei ystyried bob tro y byddwch yn cysylltu â ni. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, enghraifft lle byddwn yn pryderu ac yn credu’n rhesymol eich bod:

• Mewn perygl o niwed gan eraill
• Mewn perygl o achosi niwed i chi eich hun, neu i eraill
• Gallai cuddio gwybodaeth yr ydych wedi ei darparu niweidio atal neu ganfod troseddau neu weithred anghyfreithlon, neu ddal neu erlyn troseddwyr

Mewn amgylchiadau o’r fath, rhaid i Gyrfa Cymru gyfeirio’r mater i asiantaeth briodol er enghraifft Gwasanaethau Cymdeithasol ac/neu'r Heddlu a byddwn yn rhoi gwybod i’r cwsmeriaid (ble y cawn) yr effeithir arnynt ein bod wedi cysylltu.

Preifatrwydd a'n gwefannau

Er bod rhywfaint o wybodaeth ar gyrfacymru.llyw.cymru a cymrungweithio.llyw.cymru y gellir ei defnyddio gan holl ddefnyddiwr, mae rhannau eraill o'r wefan yn gofyn i chi fynd trwy broses gofrestru syml lle byddwn yn gofyn i chi ddarparu lefel sylfaenol o wybodaeth bersonol. Mae'r wybodaeth yr ydych yn ei darparu i ni yn rhwym i ofynion ac amodau'r datganiad perifatrwydd hwn. Gellir gweld Telerau ac Amodau defnyddio gwefannau Gyrfa Cymru ar y dudalen Telerau ac Amodau.

Cwcis

Mae Gyrfa Cymru yn defnyddio technoleg i gasglu gwybodaeth am y sut y defnyddir y wefan ac i wahaniaethu rhyngoch chi a defnyddwyr eraill ein gwefan er mwyn gwella eich profiad wrth bori trwy’r wefan. Er mwyn casglu’r wybodaeth, mae’r wefan hon yn defnyddio cwcis. I gael mwy o wybodaeth gweler ein polisi cwcis.

Gall gyrfacymru.llyw.cymru ac cymrungweithio.llyw.cymru gynnwys dolenni sy’n eich galluogi i ymweld â gwefannau eraill diddorol yn hawdd. Fodd bynnag, pan fyddwch wedi defnyddio’r dolenni hyn i adael ein gwefan, dylech sylwi nad oes gennym unrhyw reolaeth dros y wefan newydd y byddwch yn ymweld â hi. Felly ni allwn fod yn gyfrifol am ddiogelwch a phreifatrwydd unrhyw wybodaeth y byddwch yn ei darparu wrth ymweld â gwefannau o’r fath gan nad yw gwefannau o’r fath yn cael eu rheoli gan y datganiad preifatrwydd hwn. Dylech gymryd gofal ac edrych ar y datganiad preifatrwydd sy’n berthnasol i’r wefan dan sylw.

Hysbysiadau Preifatrwydd Trydydd Parti

Fel y soniwyd yn y Datganiad Preifatrwydd hwn, rydym yn derbyn data personol gan sefydliadau eraill ac yn eu rhoi iddynt. Mae'r rhan fwyaf o sefydliadau yn rhoi eu hysbysiadau preifatrwydd ar eu gwefan. Nid yw Gyrfa Cymru yn gyfrifol am gynnwys hysbysiadau preifatrwydd trydydd parti.