Hysbysiad preifatrwydd ymgysylltu â chyflogwyr

Gyrfa Cymru a Gweithio gyda Chyflogwyr

Cyflwyniad

Croeso i bolisi preifatrwydd CAREER CHOICES DEWIS GYRFA LTD.

Mae CAREER CHOICES DEWIS GYRFA LTD yn parchu’ch preifatrwydd ac wedi ymrwymo i ddiogelu’ch data personol. Bydd y polisi preifatrwydd hwn yn eich hysbysu sut rydym yn gofalu am eich data personol ac yn dweud wrthych am eich hawliau preifatrwydd a sut mae’r gyfraith yn eich diogelu.

1. Gwybodaeth bwysig a phwy ydym ni

Diben y polisi preifatrwydd hwn

Nod y polisi preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi ar sut mae CAREER CHOICES DEWIS GYRFA LTD yn defnyddio data personol wrth weithio gyda chyflogwyr neu ymgysylltu â nhw (Partneriaeth Addysg Busnes yn Gyrfa Cymru).

Mae’n bwysig eich bod yn darllen y polisi preifatrwydd hwn ochr yn ochr ag unrhyw bolisi preifatrwydd arall neu bolisi prosesu teg y gallwn eu darparu ar achlysuron penodol wrth i ni gasglu neu brosesu data personol amdanoch chi fel eich bod yn gwbl ymwybodol o sut a pham ein bod yn defnyddio eich data. Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn ategu hysbysiadau a pholisïau preifatrwydd eraill ac ni fwriedir iddo eu diystyru.

Rheolydd

CAREER CHOICES DEWIS GYRFA LTD (Gyrfa Cymru) yw’r rheolydd sy’n gyfrifol am eich data personol (y cyfeirir ato yn gasgliadol fel “Gyrfa Cymru”, “ni” neu “ein” yn y polisi preifatrwydd hwn).

Rydym wedi penodi swyddog diogelu data sy’n gyfrifol am oruchwylio cwestiynau mewn perthynas â’r polisi preifatrwydd hwn. Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau am y polisi preifatrwydd hwn, gan gynnwys unrhyw geisiadau i ymarfer eich hawliau cyfreithiol (gweler isod am fanylion), cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Manylion cyswllt

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau am y polisi preifatrwydd hwn neu ein harferion preifatrwydd, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data yn y ffyrdd canlynol:

Enw llawn endid cyfreithiol: CAREER CHOICES DEWIS GYRFA LTD (rhif cwmni: 07442837)

Cyfeiriad e-bost: data.personol@gyrfacymru.llyw.cymru

Cyfeiriad post: Uned 4 Tŷ Churchill, 17 Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH

Mae gennych chi’r hawl i wneud cwyn ar unrhyw adeg i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), ac awdurdod goruchwylio’r DU gyda materion diogelu data (www.ico.org.uk - dolen Saesneg). Fodd bynnag, byddem yn gwerthfawrogi’r cyfle i ddelio â’ch pryderon cyn i chi gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, felly cysylltwch â ni yn y lle cyntaf.

Newidiadau i’r polisi preifatrwydd a’ch dyletswydd i’n hysbysu o newidiadau

Rydym yn adolygu ein polisi preifatrwydd yn rheolaidd.

Mae’n bwysig bod y data personol rydym yn ei gadw amdanoch chi yn gywir ac yn gyfredol. Hysbyswch ni os yw’ch data yn newid yn ystod eich perthynas â ni.

2. Y data rydym yn ei gasglu amdanoch chi

Mae data personol, neu wybodaeth bersonol, yn golygu gwybodaeth am unigolyn y gellir adnabod y person hwnnw ohoni. Nid yw’n cynnwys data lle mae’r hunaniaeth wedi’i ddiddymu (data dienw).

Efallai y byddwn yn casglu, defnyddio, storio neu drosglwyddo gwahanol fathau o ddata personol amdanoch chi y byddwn wedi’i grwpio gyda’i gilydd fel a ganlyn:

• Data Hunaniaeth - yn cynnwys enw cyntaf, enw olaf, teitl, rhywedd a theitl swydd
• Data Cyswllt - yn cynnwys cyfeiriad gwaith, cyfeiriad e-bost a rhifau ffôn
• Data Dewisiadau (ffyrdd o weithio) - yn cynnwys unrhyw flaenoriaethau y gallech chi fod wedi’u nodi ynghylch sut rydych chi am weithio gyda ni/ ysgolion a cholegau a’r meysydd lle’r ydych yn hapus i wirfoddoli
• Data Trafodion - yn cynnwys manylion eich ymgysylltu â ni/ trwom ni (er enghraifft manylion unrhyw sesiwn fentora y gallech chi fod wedi’i darparu i ysgol)
• Data Marchnata a Chyfathrebu - yn cynnwys eich blaenoriaethau wrth dderbyn marchnata gennym ni a’ch dewisiadau cyfathrebu

Rydym hefyd yn casglu, defnyddio a rhannu Data Cyfanredol fel data ystadegol neu ddemograffig at unrhyw ddiben. Gallai Data Cyfanredol ddeillio o’ch data personol ond nid yw’n cael ei ystyried yn ddata personol yn ôl y gyfraith gan na fydd y data hwn yn datgelu’ch hunaniaeth yn uniongyrchol nac yn anuniongyrchol. Er enghraifft, efallai y byddwn yn cyfanredu’ch Data Trafodion i gyfrifo canran y cyflogwyr sy’n ymgysylltu â ni/ ysgolion a cholegau mewn ffordd benodol. Fodd bynnag, os ydym yn cyfuno neu’n cysylltu Data Cyfanredol gyda’ch data personol fel y gall arwain at eich adnabod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, rydym yn trin y data cyfunol hwn fel data personol a fydd yn cael ei ddefnyddio yn unol â’r polisi preifatrwydd hwn.

Nid ydym yn casglu unrhyw Gategorïau Arbennig o Ddata Personol amdanoch chi (mae hyn yn cynnwys manylion eich hil neu ethnigrwydd, credoau crefyddol neu athronyddol, bywyd rhywiol, cyfeiriadedd rhywiol, barn wleidyddol, aelodaeth o undeb llafur, gwybodaeth am eich iechyd a data genetig a biometrig). Ni fyddwn ychwaith yn casglu unrhyw wybodaeth am euogfarnau troseddol neu droseddau.

Os ydych chi’n methu darparu data personol

Os oes angen i ni gasglu data personol a’ch bod yn methu darparu’r data sydd ei angen, efallai na fyddwn ni’n gallu gweithio gyda chi. Byddwn yn eich hysbysu os mai dyma’r achos ar y pryd.

3. Sut y cesglir eich data personol?

Rydym yn defnyddio gwahanol ddulliau o gasglu data gennych chi ac amdanoch chi drwy:

• Rhyngweithiadau Uniongyrchol. Gallech chi roi i ni eich Enw, Manylion Cyswllt, Dewisiadau, Data Trafodion a Marchnata a Chyfathrebu drwy lenwi ffurflenni neu drwy ohebu gyda ni drwy’r post, ffôn, e-bost neu fel arall. Mae hyn yn cynnwys data personol y byddwch chi’n ei ddarparu wrth gofrestru ar gyfer y Rhaglen Cyswllt Cyflogwyr ac wrth i chi roi adborth i ni neu gysylltu â ni
• Technolegau neu ryngweithiadau awtomataidd. Wrth i chi ryngweithio â’n gwefannau, byddwn yn casglu data yn awtomatig am eich cyfarpar, eich arferion pori a’ch patrymau. Byddwn yn casglu’r data personol hwn drwy ddefnyddio cwcis, logiau gweinyddwr a thechnolegau tebyg eraill. Gweler ein polisïau cwcis (ar gael ar ein gwefannau) am ragor o fanylion
• Trydydd partïon neu ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd. Byddwn yn derbyn data amdanoch chi gan drydydd partïon a ffynonellau cyhoeddus amrywiol fel y nodir isod
  • Enw, Manylion Cyswllt a Data Trafodion gan eich cyflogwr (er enghraifft, lle byddwch yn cael eich enwebu gan eich cyflogwr fel y pwynt cyswllt)
  • Enw a Data Cyswllt gan ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd fel Tŷ’r Cwmnïau a’r Gofrestr Etholwyr

4. Sut byddwn yn defnyddio’ch data personol

Byddwn ond defnyddio’ch data personol pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny. Yn fwyaf cyffredin, byddwn yn defnyddio’ch data personol dan yr amgylchiadau canlynol:

• Pan fo’n angenrheidiol i gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth ymarfer awdurdod swyddogol Gyrfa Cymru (Tasg Gyhoeddus)
• Pan fo angen i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol (Rhwymedigaeth Gyfreithiol)

Ar y cyfan, nid ydym yn dibynnu ar gydsyniad fel sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’ch data personol er os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith byddwn yn cael eich caniatâd cyn anfon deunydd cyfathrebu marchnata uniongyrchol atoch chi ar e-bost neu neges destun. Mae gennych chi’r hawl i dynnu’ch cydsyniad yn ôl i ddeunydd marchnata ar unrhyw adeg drwy gysylltu â ni. Efallai y byddwn ni hefyd yn gofyn am gydsyniad pan fyddwch chi’n darparu cynnwys fideo i ni.

Y rhesymau y byddwn yn defnyddio’ch data personol

Rydym wedi nodi isod, ar ffurf tabl, ddisgrifiad o’r holl ffyrdd rydym yn bwriadu defnyddio’ch data personol, ac ar ba seiliau cyfreithiol y byddwch yn dibynnu arnynt i wneud hynny.

Noder y byddwn efallai yn prosesu’ch data personol ar fwy nag un sail gyfreithiol, yn dibynnu ar y diben penodol y byddwch yn defnyddio’ch data. Cysylltwch â ni os ydych chi angen manylion y sail gyfreithiol benodol rydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol lle mae mwy nag un sail wedi’i nodi yn y tabl isod.

Newid Diben

Byddwn ond yn defnyddio’ch data personol at y dibenion y byddwn yn ei gasglu, oni bai ein bod yn ystyried yn rhesymol bod angen i ni ei ddefnyddio am reswm arall a bod y rheswm hwnnw yn gydnaws â’r diben gwreiddiol. Os ydych chi am gael esboniad sut mae prosesu’r diben newydd yn gydnaws â’r diben gwreiddiol, cysylltwch â ni.

Os oes angen i ni ddefnyddio’ch data personol at ddiben digyswllt, byddwn yn eich hysbysu ac yn egluro’r sail gyfreithiol a fydd yn ein caniatáu i wneud hynny.

Noder y gallem brosesu’ch data personol heb i chi wybod neu gydsynio, yn unol â’’r rheolau uchod, lle mae hyn yn ofynnol neu’n cael ei ganiatáu yn ôl y gyfraith.

5. Datgelu’ch data personol

Efallai y byddwn yn rhannu’ch data personol gyda phartïon fel y nodir isod at ddibenion yn y tabl yn adran 4 uchod:

• Ysgolion, colegau a phobl ifanc sydd am ymgysylltu â chyflogwyr
• Llywodraeth Cymru a chyrff cyhoeddus eraill sy’n cyfrannu at addysg, gyrfaoedd, hyfforddiant a gwasanaethau cyflogaeth
• Darparwyr gwasanaeth sy’n darparu gwasanaethau i ni fel TG a gwasanaethau cymorth busnes
• Cynghorwyr proffesiynol, gan gynnwys cyfreithwyr, bancwyr, archwilwyr ac yswirwyr sy’n darparu gwasanaethau ymgynghori, bancio, cyfreithiol, yswiriant, cyfrifyddu ac archwilio
• Ofsted ac Estyn
• Asiantaethau marchnata ac ymchwil y farchnad
• Ymchwilwyr, asiantaethau ymchwil a sefydliadau academaidd
• Trydydd partïon y gallem ddewis gwerthu, trosglwyddo neu uno rhannau o’n busnes neu ein hasedau

Fel arall, efallai y byddwn yn ceisio prynu busnesau eraill neu uno â nhw. Os oes newid yn digwydd i’n busnes, efallai y bydd y perchnogion newydd yn defnyddio’ch data personol yn yr un ffordd ag y nodir yn y polisi preifatrwydd hwn.

Nid ydym yn caniatau i’n darparwyr gwasanaeth trydydd parti (sy’n gweithredu fel ein proseswyr data) ddefnyddio’ch data personol at eu dibenion hwy eu hunain a byddwn ond yn caniatau iddynt brosesu’ch data personol at ddibenion penodol yn unol â’n cyfarwyddiadau.

6. Trosglwyddiadau rhyngwladol

Rydym yn storio ac felly’n prosesu’ch data personol yn y Deyrnas Unedig a’r Ardal Economaidd Ewropeaidd. Yn gyffredinol, ni fyddwn yn trosglwyddo’ch data personol y tu allan i’r Deyrnas Unedig/Ardal Economaidd Ewropeaidd. Fodd bynnag, efallai y byddwn yn trosglwyddo’ch data y tu allan i’r Deyrnas Unedig/Ardal Economaidd Ewropeaidd os caniateir hynny dan ddeddfwriaeth diogelu data cymwys. Cewch ragor o wybodaeth am hyn drwy gysylltu â’n tîm preifatrwydd data.

7. Diogelwch data

Rydym wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich data personol rhag cael ei golli, ei ddefnyddio neu ei gyrchu’n ddamweiniol neu ei gyrchu mewn ffordd heb ei awdurdodi, ei newid neu ei ddatgelu. Hefyd, byddwn yn cyfyngu ar fynediad at eich data personol i’r gweithwyr hynny sydd â busnes i wybod. Bydd ein gweithwyr ond yn prosesu’ch data personol yn unol â’n cyfarwyddyd ni ac maent yn amodol ar ddyletswydd cyfrinachedd.

Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ddelio ag unrhyw achos honedig o dorri rheolau data a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reolydd priodol o unrhyw achos o dorri rheolau os yw’n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

8. Cadw data

Am faint y byddwch chi’n defnyddio fy nata personol?

Byddwn ond yn cadw’ch data personol cyhyd ag sy’n rhesymol angenrheidiol i gyflawni’r dibenion y’i casglwyd, gan gynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, rheoleiddiol, treth, cyfrifyddu neu adrodd. Efallai y byddwn yn cadw’ch data personol am gyfnod hirach mewn achos o gŵyn neu os ydym yn credu’n rhesymol bod posibilrwydd o ymgyfreitha o ran ein perthynas â chi.

I bennu’r cyfnod cadw priodol ar gyfer data personol, rydym yn ystyried maint, natur a sensitifrwydd data personol, risg bosibl niwed yn sgil defnydd heb ei awdurdodi o’ch data personol neu o ddatgelu’ch data personol, y dibenion ar gyfer prosesu’ch data personol ac a allwn ni gyflawni’r dibenion hynny ryw ffordd arall, a’r gofynion cyfreithiol, rheoleiddiol, treth, cyfrifyddu neu ofynion priodol eraill.

O dan rai amgylchiadau, gallwch ofyn i ni ddileu’ch data: gweler eich hawliau cyfreithiol isod am ragor o wybodaeth.

O dan rai amgylchiadau byddwn yn cadw’ch data personol yn ddienw (fel na ellir ei gysylltu â chi) at ddibenion ymchwil neu ystadegol, ac os felly gallem ddefnyddio’r wybodaeth hon yn amhendant heb eich hysbysu chi ymhellach.

9. Eich hawliau cyfreithiol

O dan amgylchiadau penodol, mae gennych chi hawliau dan gyfreithiau diogelu data mewn perthynas â’ch data personol. O dan amgylchiadau penodol, mae gennych chi’r hawl i:

• Ofyn am fynediad at eich data personol
• Ofyn am gywiriad i’ch data personol
• Gofyn am ddileu’ch data personol
• Gwrthod prosesu’ch data personol
• Gofyn am gyfyngu prosesu’ch data personol
• Gofyn am drosglwyddo eich data personol
• Hawl i dynnu’ch cydsyniad yn ôl

Os ydych chi am ymarfer unrhyw un o’r hawliau a nodir uchod, cysylltwch â’ch Swyddog Diogelu Data, gan ddefnyddio'r manylion uchod.

Ni fydd ffi fel arfer yn ofynnol

Ni fydd yn rhaid i chi dalu ffi i gael mynediad at eich data personol (neu i ymarfer unrhyw hawliau eraill). Fodd bynnag, efallai y byddwch yn codi ffi resymol os yw’ch cais yn amlwg heb sail, yn un rheolaidd neu’n un eithafol. Fel arall, gallem wrthod cydymffurfio â’ch cais o dan yr amgylchiadau hyn.

Beth fydd angen i ni gael gennych chi o bosibl

Efallai y bydd angen i ni ofyn am wybodaeth benodol gennych chi er mwyn ein helpu i gadarnhau eich hunaniaeth a sicrhau eich hawl i gael mynediad at eich data personol (neu i ymarfer unrhyw rai o’ch hawliau eraill). Mesur diogelwch yw hwn i sicrhau na fydd data personol yn cael ei ddatgelu i unrhyw un heb hawl i’w dderbyn. Gallem gysylltu â chi hefyd i ofyn am ragor o wybodaeth mewn perthynas â’ch cais i gyflymu’ch ymateb.

Terfyn amser i ymateb

Rydym yn ceisio ymateb i bob cais priodol o fewn mis. O bryd i’w gilydd gallai gymryd mwy na mis i ni os yw’ch cais yn un cymhleth iawn neu eich bod wedi gwneud sawl cais. Yn yr achos hwn, byddwn yn eich hysbysu ac yn rhoi gwybod diweddariad i chi.

Awst 2022